اظهارنامه را می توان به عنوان راه رسمی مطالبه حق به شمار آورد و آن نوشته‌ای است که مطابق مقررات قانونی تنظیم می‌شود و وسیله قانونی بیان مطالب می باشد. ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی این حق را به همگان داده است که قبل از تنظیم دادخواست حق خود را به وسیله اظهار نامه از دیگری مطالبه کنند مشروط بر اینکه موعد مطالبه آن رسیده باشد. سوالی که در ارتباط با اظهار نامه مطرح است اینکه آیا همچنان که در دادخواست طبق ماده 2 قانون آیین دادرسی مدنی ذینفع بودن شرط است می توان نتیجه گرفت که اظهار کننده در اظهار نامه نیز باید الزاما ذینفع باشد؟ و ثانیا اینکه آیا اظهارات اظهار کننده شرایط اقرار را دارد؟ محور سوم این نوشتار به فواید اظهار نامه می پردازد.
در پاسخ به سوال اول به نظر می رسد قید قبل از تقدیم دادخواست و شرط رسیدن موعد مطالبه در ماده 156 قانون آیین دادرسی مدنی بیانگر آن است که در اظهارنامه نیز همچون دادخواست، اظهار کننده باید ذینفع باشد گرچه عملا ذینفع نبودن وی مانع از ابلاغ اظهار نامه نمی شود ولی برای مخاطب نیز در بردارتده تکلیفی نخواهد بود و ابراز آن از سوی اظهار کننده غیر ذینفع، موید ذینفع بودن وی نخواهد شد. این مسئله به خصوص زمانی نگران کننده می شود که اظهار کننده غیر ذینفع در صدد باشد در پی ارسال اظهار نامه اقدام به تنظیم دادخواستی نماید و از این رهگذر به دادگاه وانمود کند که ذینفع بوده است.
از سوی دیگر اظهار نامه ولو از ناحیه ذینفع، اقرار در داخل دادگاه محسوب نمی شود چرا که ماده 203قانون آیین دادرسی مدنی موارد اقرار در دادگاه را احصاء نموده که عبارت است از؛ اقرار در دادخواست یا حین مذاکره در دادگاه یا در یکی از لوایحی که به دادگاه تقدیم شده است. بنا بر این نه قول اظهار کننده و نه پاسخ مخاطب را نمی توان اقرار در دادگاه محسوب کرد. گر چه نفس اظهار نامه از جمله موارد مطالبه رسمی حق است که در فرم چاپی مخصوصی نظیر برگ دادخواست تنظیم می شود. این در حالی است که در مواردی اظهارکننده به منظور گرفتن اقرار و به دست آوردن دلیل، اقدام به فرستادن اظهارنامه می‌کند. باید توجه نماید که این اقرار آثار اقرار در دادگاه را ندارد و تنها به موجب برخی مقررات قانونی در پاره ای موارد اظهار نامه آثاری به دنبال دارد که شرح آن در ادامه خواهد گذشت.
اظهارنامه فوایدی دارد که از جمله می توان به موارد ذیل اشاره نمود:
1-کشف موضع طرف مقابل: فرم اظهار نامه به شکلی طراحی شده که مخاطب در صورت تمایل اظهارات خود را در آن درج و به دفتر کل مجتمع قضایی ارسال دارد، در این صورت اظهار کننده از موضع و اظهارات مخاطب مطلع می شود و می تواند اقدام موثرتری برای احقاق حق خود نماید. گر چه به دلیل اینکه ارسال اظهارنامه موجب اشتغال دادگاه نمی‌شود، بین اظهارکننده و مخاطب رابطه حقوقی دادرسی ایجاد نشده و مخاطب مکلف نیست به آن پاسخ دهد. از طرفی صرف سکوت در برابر اظهارنامه علی‌القاعده، حقی برای اظهارکننده ایجاد نمی‌کند و چنانچه اظهارکننده در صدد احقاق حقوق ادعایی برآید، باید نسبت به تقدیم دادخواست اقدام کند؛ اگر چه در مواردی سکوت مخاطب در برابر اظهارنامه ممکن است تحت شرایطی، اگر با شواهد و قرائن دیگری همراه باشد، در اثبات ادعای خواهان در آینده مؤثر واقع شود. بنابر این چنانچه در پی ابلاغ اظهارنامه دادخواستی تقدیم شد، خواهان یا خوانده می‌توانند به عنوان دلیل، اظهارنامه ابلاغ‌شده را نیز ارایه و به آن استناد کنند.
2-اطلاع از اینکه اقامتگاه مخاطب صحیح است یا خیر: یکی از تکالیف خواهان در مرحله تنظیم دادخواست این است که اقامتگاه خوانده را در دادخواست اعلام کند، از آنجا که احتمال دارد فاصله زیادی از زمان آنچه منشاء ایجاد اختلاف بود تا طرح دادخواست گذشته باشد و اقامتگاه خوانده در این مدت تغییر یافته باشد با ارسال اظهار نامه قبل از طرح دادخواست این امکان فراهم می گردد که در خواهان از این موضوع مطلع گردد. به این ترتیب مهلت کافی خواهد داشت که اقامتگاه مخاطب خود را کشف کند. حال آنکه اگر بدون ارسال اظهار نامه مستقیما به سمت تنظیم دادخواست رفته باشد هیچ بعید نسیت با اخطار رفع نقص دفتر برای اعلام اقامتگاه خوانده روبه رو شود. این اخطار نه تنها تعیین وقت رسیدگی را به تعویق می اندازد بعلاوه به موجب ماده 54 قانون آیین دادرسی مدنی خواهان تنها ده روز مهلت دارد اقامتگاه خوانده را تعیین کند در غیر این صورت دفتر دادگاه به موجب قراری دادخواست را رد خواهد کرد.
3-امکان تعامل و در نتیجه حل و فصل موضوع خارج از دادگاه. گاهی اوقات همین اظهارنامه ارسالی برای طرف مؤثر واقع شده و او از ترس اقامه دعوا از سوی طلبکار، درگیر شدن در دادگستری و دریافت اخطاریه‌های متعدد و نیز حضور مأمور ابلاغ در محل سکونت یا کار خویش، به مذاکره تن می‌دهد و در نهایت بدون اقامه دعوا در داگستری که مستلزم صرف وقت و هزینه بسیار است، اظهارکننده به هدف خود که وصول طلبش است، می‌رسد. علاوه بر این اظهارنامه نوعی مهلت دادن رسمی و اختیاری به طرف است و خواهان می‌تواند خسارت تأخیر تأدیه را از تاریخ ارسال اظهارنامه مطالبه کند.
4- با ابزار اظهارنامه، نه تنها می توان به مطالبه رسمی حق پرداخت بلکه توسط آن ممکن است آمادگی تسلیم هر چیزی، اعم از مال، وجه و سند را به مخاطب اعلام کرد و آن را هنگام تسلیم اظهارنامه تحت نظر و حفاظت مرجع مربوط قرار داد یا ترتیبی مقرر محل و ترتیب دیگری را برای آن منظور تعیین کرده باشد. به موجب ماده 157 قانون آیین دادرسی مدنی، در صورتی که اظهارنامه مشعر به تسلیم وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده باشد، آن وجه یا مال یا سند باید در موقع تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ (دفتر دادگاه یا اداره ثبت اسناد) تحت نظر و حفاظت همان مرجع قرار گیرد؛ مگر آنکه طرفین هنگام تعهد محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.
5- موارد اجتناب‌ناپذیر ارسال اظهارنامه و مواردی که آثار خاصی بر ارسال اظهار نامه مترتب است در قانون مشخص شده به عبارت دیگردر مواردی به موجب قوانین مختلف، ارسال اظهارنامه پیش‌بینی و اثبات ادعا و احراز حقیقت به ابلاغ اظهارنامه موکول شده است که مهمترین آنها به شرح زیر است:
1-5- در دعوا‌ی رفع تصرف عدوانی. ماده ۱۷۱ قانون آیین دادرسی مدنی می‌گوید: سرایدار، خادم، کارگر و به‌طور کلی هر امین دیگری، چنانچه پس از 10 روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه مالک یا ماذون از طرف مالک یا کسی که حق مطالبه دارد، مبنی بر مطالبه مال امانی، از آن رفع تصرف نکند، متصرف عدوانی محسوب می‌شود.
2-5- وقتی که موجر از تحویل مورد اجاره امتناع کند، مستأجر مکلف است با ارسال اظهارنامه از مالک، تحویل مورد اجاره را تقاضا کند. (ماده 13 قانون روابط موجر و مستأجر 1356)
3-5- مطالبه بدهی مالکان آپارتمان‌ها از طریق اظهارنامه و سپس عملیات اجرایی برای وصول آن بر اساس اظهارنامه ابلاغ‌شده به مالک مستنکف از تأدیه هزینه‌های مشترک. (تبصره 2 ماده 10 مکرر قانون تملک آپارتمان‌ها)
4-5- اثبات تأخیر در پرداخت اجاره‌‌بها یا اجرت‌المثل املاک برای اقامه دعوا‌ی تخلیه. ( بند 9 ماد ه 14 قانون روابط موجر و مستأجر 1356 )
5-5- درخواست محکوم‌له مبنی بر انحلال شرکت تضامنی به منظور وصول محکوم‌به از محل سهم‌الشرکه محکوم‌علیه در شرکت. ( ماده 129 قانون تجارت)
6-5-ارسال اظهارنامه بعنوان یکی از وسایل مطالبه حق است که به سهولت قابل اثبات است؛ بی‌آنکه سایر وسایل منتفی باشد؛ مثل مطالبه خسارت موضوع ماده 522 قانون آیین دادرسی مدنی که می‌گوید: (در دعاویی که موضوع آن دین و از نوع وجه رایج بوده و با مطالبه داین و تمکن مدیون، مدیون امتناع از پرداخت کرده است، در صورت تغییر فاحش شاخص ...)
در نهایت اظهار نامه راه حل سریع و آسان و ارزانی است که می تواند مسیر طولانی دادرسی را کاهش دهد و به کاهش دعاوی بیانجامد.
