انسان موجودی مدنی الطبع است به طوری که زندگی به صورت انفرادی برای وی بسیار مشکل و تقریبا غیر ممکن خواهد بود، افراد جامعه به دنبال تامین نیازهای یکدیگر و دستیابی به کالا و خدمات مورد نیاز خود دست به معاملات مختلفی می زنند و قراردادهای متنوعی تنظیم می کنند. در این مسیر، گاه اختلافاتی رخ می دهد که ضرورت وجود ابزار و دانش حقوقی به منظور تنظیم هر چه بهتر قرارداد احساس می شود چرا که ریشه بخش عمده ای از اختلافات و دعاوی را می توان در توافقاتی جستجو کرد که پیش از آن، رابطه مالی و اجتماعی ساده و معمولی به نظر می رسیدند که در فضای اعتماد شکل گرفته است این در حالی است که ماهیت حقوقی چنین روابطی توجه به نکات کلیدی تنظیم قرارداد را می طلبد تا در آینده از بروز اختلافات بعدی جلوگیری شود. از این حیث همگان را باید دانشجوی مدیریت تنظیم قرارداد دانست. البته در این نوشتار تنها مجال پرداختن به گوشه ای از مطالب این حوزه به صورتی که برای همگان ملموس باشد میسر است.
طرفین قرارداد قبل از آنکه بخواهند معامله خود را روی کاغذ پیاده کنند باید اراده واقعی و رضایت سالم برای انجام آن قرارداد داشته باشند این نکته مهمی است که قانون مدنی در بند 1 ماده 190 آنرا از شرایط اساسی صحت معامله دانسته است. در این مرحله طرفین باید به دو سوال اساسی پاسخ بگویند. اینکه هدف نهایی از تنظیم قرارداد انجام چه معامله ای است؟ ثانیا، آیا نسبت به مورد معامله، قیمت معامله، طرف معامله و سایر شروط مجموعا قصد و رضای طرفین محقق شده است؟
در گام دوم لازم است بررسی هایی را نسبت به طرف معامله داشته باشید و اطمینان کسب کنید که شایستگی و توانایی برای انجام معامله مورد نظر در وی وجود دارد. سه ویِِِژگی بالغ، عاقل و رشید بودن اوصاف اولیه ای است که لازم است طرفین به آن متصف باشند. و نیز لازم است احتیاط لازم در اینکه طرف قرارداد ممنوع المعامله نباشد به ویژه هنگامی که رقم معامله سنگین است. در شرایطی که طرف قرارداد شخصیت حقوقی از قبیل شرکت باشد،کسب اطمینام از قانونی بودن شرکت و بررسی صلاحیت امضاء کنندگان. برای این منظور لازم است از طریق مراجعه به دفتر ثبت شرکتها و یا مطالبه آخرین روزنامه رسمی حاوی تغییرات یا گواهی مصدق متن آگهی آخرین تغییرات، به اطمینان دست یابیم و صرفا به وجود شواهدی از قبیل تابلو و مهر و امثالهم اکتفا نکنیم. گاه لازم است مو شکافانه اساسنامه شرکت نیز بررسی شود چرا که به این ترتیب حدود اختیارات مدیران و محدودیتهای این اختیارات و احیاناً تشریفات خاصی که ممکن است اساسنامه برای معاملات خاص پیش بینی کرده باشد ، روشن می شود ، به عنوان مثال ممکن است به موجب اساسنامه شرکت، اقدام به انواع خاصی از معاملات مستلزم تصویب مجمع عمومی باشد و یا اختیارات مدیران در موارد خاصی به نوعی محدود یا مشروط شده باشد. بنابر این توجه به برگه نمایندگی و مجوز تنظیم قرارداد و یا اساسنامه یا حسب مورد مصوبه مجمع عمومی یا هیئت مدیره در معاملات با شرکت ها ضروری به نظر می رسد.
گام سوم در مدیریت تنظیم قرارداد موضوع معین مورد معامله است.فقه و قانون مدنی رفع ابهام و دوری از جهل در موضوع معامله را مورد تاکید قرار داده است، علم و یقین نسبت به اینکه دقیقا چه چیزی را معامله می کنید تا آنجا اهمیت دارد که حتی شرط مجهولی که جهل به آن موجب جهل به عوضین شود موجب بطلان قرارداد می باشد. طرفین در این مرحله لازم است به این سوال پاسخ بگویند که مورد معامله چیست و چه اوصافی دارد؟ علم و یقین در این زمینه با رویت یا وصف محقق می شود.
در گام چهارم لازم است انگیزه مکتوب در قرارداد مورد توجه قرار گیرد. بند 4 ماده 190 قانون مدنی این موضوع را مشروعیت جهت معامله عنوان می کند و طبق ماده 217 همان قانون درج انگیزه نامشروع در قرارداد را سبب باطل شدن معامله برشمرده است. بنابر این انگیزه نامشروع طرف معامله در قرارداد از قبیل قاچاق، ایجاد خانه فساد و امثالهم امری نیست که به طرف دیگر ربطی نداشته باشد. حتی به نظر برخی حقوقدانان در صورت عدم تصریح در اگر اوضاع و احوال دلالت بر آن داشته باشد که معامله به جهت نامشروع تنظیم شده مشمول همان حکم خواهد بود.
توجه به شروط ضمن عقد به ویژه هنگامی که قرارداد به اصطلاح به صورت تیپ (پیش نویس) است ضرورت دارد. گرچه در چنین مواردی به دلیل وجود قرارداد تیپ فضای اعتماد حفظ می شود اما در عین حال نباید از نظر دور داشت که لازم است طرفین با رضایت و اراده کامل مفاد آنرا بپذیرند و توجه داشته باشند که همانطور که بر روی قیمت و مورد معامله به توافق رسیدند در شروط و تعهدات دیگر نیز لازم است چنین باشد و الزامی نیست که قرارداد تیپ را همانطور که از قبل طراحی شده بپذیرند.
نکته دیگر اینکه می توانید در قراردادهای خود توافق کنید در صورت بروز اختلاف موضوع را به داوری مشخصی ارجاع کنید. این یکی از راه های تقویت و بکارگیری موثر نهاد داوری است. در این صورت نه تنها می توانید در قراردادهای تخصصی از داوری متخصصین همان فن بهره مند باشید، این مزیت را دارد که مجبور نمی شوید برای طرح دعوی در دادگاه متحمل هزینه و وقت زیاد شوید.
