صورتجلسه یک سند توافق است که توسط حاضران جلسه امضا میشود و با امضای آن به انجام تصمیمات جلسه متعهد می‌شوند و بعدا کسی نمی‌تواند از عمل به آن‌ها شانه خالی کند.
با نوشتن صورتجلسه، یک راهنما تنظیم میشود و با مطالعه آن می‌توان در جریان وظایف و تعهدات هریک از اعضای تیم، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ سررسید کارها بود.
در هر جلسه نکات و صحبت‌های زیادی مطرح میشود که امکان فراموشی آن‌ها پس از پایان جلسه وجود دارد. با تنظیم صورتجلسه، نکات مهم ثبت میشود و به اعضای جلسه کمک می‌کند تا همه موارد و تصمیمات را به خاطر بسپارند و برای پیگیری و انجام آن‌ها اقدام کنند.
ممکن است به دلیل اتفاقات مختلف یا موارد اضطراری، برخی از افراد نتوانند در جلسه شرکت کنند. با تنظیم صورتجلسه همه کسانی که در جلسه غایب بودند نیز می‌توانند از اطلاعات مربوط به جلسه و تصمیم‌گیری‌هایی که در جلسه گرفته شده مطلع شوند.
اعضای هیات مدیره و سهامداران شرکت‌های تجاری نیز در طول سال تصمیمات مختلفی می‌گیرند که تنظیم صورتجلسه برای مکتوب کردن آن‌ها بسیار مهم است. حتی صورتجلسه برخی از تصمیمات که منجر به تغییر در اساسنامه شرکت می‌شوند باید در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده و برای اطلاع عموم در روزنامه آگهی شوند. بنابراین یکی از مهم‌ترین کاربردهای صورتجلسه برای شرکت‌های تجاری است
