یکی از بخش‌های مشترک همه صورتجلسه‌ها، نام شرکت کنندگان جلسه است. در صورتجلسه‌های عادی، همین‌که نام و نام خانوادگی افراد را بنویسید کافی است. اما در صورتجلسه‌های رسمی‌تر و جلسات بین سازمانی یا شرکت‌ها، باید سمت و کد ملی هیات رئیسه مجمع اعم از رئیس جلسه، ناظران جلسه و منشی جلسه را هم بنویسید و هم‌چنین اشاره کنید که به نمایندگی از چه سازمان یا واحدی در آن جلسه حاضر شد‌ه‌اند.