نوشتن افراد غایب در صورت‌جلسه الزامی نیست، اما نوشتن آن فوایدی هم دارد. مثل اینکه با این کار مشخص می‌شود که چه افرادی به جلسه دعوت شده بودند اما حضور نیافتند و بعدا احتمال شکایت و مخالفت با مصوبات هم کاهش می‌یابد.