سمت قائم مقامی تجاری در ماده ۳۹۵ قانون تجارت چنین تعریف شده است «قائم ‌مقام تجارتی کسی است که رییس تجارت‌خانه او را برای انجام کلیه امور مربوطه به تجارت‌خانه یا یکی از شعب آن نائب خود قرار داده است.» بنابراین قائم مقام تجاری، نائب و نماینده رئیس تجارت‌خانه یا شرکت تجاری است. اعمال و فعالیت‌های تجاری دارای پیچیدگی‌های بسیاری بوده و مستلزم زمان گذاشتن بسیار شخص تاجر است و وی باید حضور زیادی در شرکت تجاری داشته باشد. زمانی که خود شخص تاجر نتواند وظایف تجاری خود را انجام دهد، فردی را به عنوان قائم مقام تجاری منصوب می‌کند. شخص قائم مقام به نوعی نماینده تاجر محسوب می‌شود و می‌تواند از جانب او اختیارات قانونی را اعمال کند. امضای قائم مقام تجاری برای تجارت‌خانه یا شرکت الزام‌آور است و به نام و حساب رئیس تجارت‌خانه عمل می‌کند.