نشان ها به علائمی گفته می شود که به خواننده در پی بردن به منظور نویسنده در متن نوشتار کمک می کند.
استفاده از این نشانه ها برای جلوگیری از لغزش در خواندن و درک مفاهیم به طور کامل را نشانه گذاری می گویندکه بطور عمومی در تمامی زبان های نوشتاری استفاده می شود. شاید بتوان به جرات گفت که نشانه گذاری درادبیات نوشتاری همانند تابلوهای راهنمایی و رانندگی برای رانندگی اهمیت دارد، چرا که استفاده صحیح و به جا ازنشانه ها و یا عدم بکارگیری صحیح آنها در ادبیات می تواند بر سرنوشت مسئله و مطالبه ای در ادارات تاثیر بسیار مهمی داشته باشد. همچنان که لحن کلام در ادبیات شفاهی اهمیت والایی دارد، نشانه گذاری در ادبیات نوشتاری نیز بسیار مهم و تاثیرگذار می باشد.بطور کلی می توان فواید نشانه گذاری را بدین ترتیب بیان کرد:
- ایجاد سهولت در امر برقراری ارتباط صحیح از نظرگاه تفهیم و تفهم
- انتقال صحیح پیام از پیام دهنده به پیام گیرنده
- انتقال و انعکاس آهنگ گونه های گفتار به نوشته
- آراستن شکل ظاهری نوشته برای ایجاد جاذبه لازم در امر مطالعه
- تصحیح متون قدیمی و تبدیل آن به سبک متداول روز
انواع فرم های اداری که در نظام اداری مورد استفاده و بهره برداری قرار می گیرد به قرار زیر است:
- فرم های عمومی: فرم هایی که در تمامی دستگاه های اداری و با منظور خاص تهیه و توزیع شده است،
مانند فرم حکم استخدامی و فرم تقاضای مرخصی
- فرم های اختصاصی: فرم هایی خاص سازمان مشخص که بمنظور اهداف ویژه تدوین می شود مانند فرم
پیگیری نامه و یا درخواست وام که به دو شکل دائم و موقت تهیه می شوند.
- فرم نامه: فرم های یکنواختی که بخش های مختلف آن مشخص شده و چاپ شده و فرد سایر بخش ها را
تکمیل می کند، مانندفرم های درخواست کالا و یا خدمات در ادارات.
- فرم های ویژه: فرم های نامتعارفی که توسط واحدهای اداری و یا ادارات مشخصی تهیه و استفاده می شود
و عمومیت مکانی و زمانی ندارند، مانند فرم اطلاعات تماس گیرندگان دفتر مدیرکل اداری و مالی.
دفاتر اداری به دفاتری گفته می شود که در ادارات و سازمان ها استفاده می شود و عموما دفاتر اندیکاتور، ارسال
مراسلات، دفاتر مالی و ... را شامل می شود. بهتر آن است که در نوشتن دفاتر اداری از خط خوش و دقت کافی
استفاده گردد تا برای یافتن اطلاعات لازم، مشکلات کمتری برای مراجعین پیش آید. با پدید آمدن رایانه و نرم
افزارهای رایانه ای، استفاده از دفاتر جای خود را به اتوماسیون اداری داده است.
