در این بخش بعضی از خطاهای نگارشی یا انشایی نامه های اداری مطرح و توصیه هایی برای پرهیز از آنها ارایه شده است.
دراز نویسی و کلیشه نویسی
مستدعی است نسبت به پرداخت حق الزحمه هایی که مورد تصویب قرار گرفته است دستور مقتضی صادر فرمایید. 
باید از نوشتن کلمات اضافی و عبارتهایی که بیهوده طولانی اند و بار اطلاعاتی خاصی ندارند بپرهیزیم، تعارفها را تا جایی که می شود کوتاه کنیم، و بجای عبارتهای کلیشه ای و کهنه ، تاحد ممکن معادلهای طبیعی تر و مانوس تری به کار ببریم. پس بهتراست بنویسیم:
خواهشمندم دستور فرمایید حق الزحمه های مصوب پرداخت شود.
در جلسه مورخ... صاحبنظران و کارشناسان امر محیط زیست حضور بهم رسانده مجمع عمومی را در جریان فعالیتهای خویش قرار دادند و اطلاع حاصل شد که در این راستا تصمیمات اتخاذ شده مورد تصویب مسئولان محترم واقع شده است که در موقع مقتضی به مورد اجرا گذاشته خواهد شد.
توجه کنید نمونه دیگر – که از نامه های اداری استخراج شده است- و معادلهای مناسب تر برای آنها توجه کنید: