وقتی برای اداره و یا ارگان یا شخص مهمی نامه می نویسیم که رابطه کاری با او داریم از نامه اداری استفاده می کنیم. در چنین مواردی نمی شود از نامه دوستانه استفاده کرد و این کار نوعی توهین به شخص گیرنده محسوب می شود. نوشتن نامه اداری چیزی نیست که بتوان به صورت گام به گام آن را آموزش داد بلکه می شود با ذکر نکاتی چند و نشان دادن مثال به نوشتن صحیح آن کمک کرد. همه ما در سال اول متوسطه با نوشتن نامه اداری آشنا شده ایم اما در اینجا با ذکر نکات بیشتری سعی در بهبود نگارش چنین نامه هایی خواهیم داشت.

 هر درخواست یا نامه اداری از پنج جزء ذیر تشکیل میشود:

نامه با قطع کوچک در لابلای صفحات پرونده پوشیده می ماند و نامه با قطع بزرگ از پوشه استاندارد خارج می شود. گردش پیاپی کاغذهای نازک را از بین می برد . استفاده از اندازه های استاندارد مانع از ضایعات هنگام برش کاغذ می شود و سبب می گردد کاغذها با نوع متداول سایر کشورها هماهنگی یابد.

در بخشنامه نخست وزیری در سال 1349 ابعاد و اندازه های ذیل را به عنوان استاندارد

ابلاغ کرده اند:

قطع
شماره
میلی متر
کاربر
بزرگتر
A3
297-420
برای جدول ها – نمودارها-صورت های مالی
بزرگ
A4
210-297
مخصوص نامه های بیش از 5 سطر
کوچک
A5
148-210
مخصوص نامه های کمتر از 5 سطر
کوچکتر
A6
105-148