تااینجاازاصول نوشتن نامه های اداری گفتیم .،ازمسائل مربوط به نثرواملاونکات فنی ورسم الخط وتقسیم بندی محتوای نامه ها.دراین بخش پیشنهادهایی برای تنظیم این نامه هاارایه می کنیم.
پاراگراف بندی
هدف ازتقسیم یک نامه یاگزارش به چندپاراگراف یا بند،کمک به تفکیک مطالب درذهن خواننده است
تاموضوع راسریعتروآسانتردریابد.پاراگرافهابایدهرکدام به تنهایی تمام وکامل باشندودرعین حال باپاراگراف بعدی پیوندبخورند.گاه هرپاراگراف به بیان مطلبی اختصاص می یابدوگاه پاراگرافی شرح وبسط پاراگراف قبلی است.

به هرحال ،درنامه های  اداری ،هرگاه مراداعلام چندمطلب مجزاباشد،بایدهرمطلب حتما"دریک پاراگراف مستقل بیان شودوتمام جملات این پاراگراف درخدمت همان مطلب اصلی باشند.البته درمواردخیلی مفصل ،بهتراست حتی یک مطلب راهم به دویاچندپاراگراف تقسیم کنیم.
جناب آقای .................
مدیرمحترم مجله ......................