مقدمه
فلسفه ی نوشتن! ….. خلقت وجود انسان اجتماعی بودن او می باشد. انسان درابتدای تولد در اجتماعی پا به عرصه ی وجود به نام بیمارستان می گذارد، سپس به خانواده وفامیل تعلق می گیرد، با رشد اواجتماع وی نیزبزرگترمی شود ، به مدرسه وسپس به دانشگاه وغیره راه پیدا می کند، عامل رشد اجتماعی وفکری هرفرد بستگی به نوع ارتباطی که با دیگران برقرارمی کند
بین افراد مختلف متفاوت است، با استفاده ازبرقراری ارتباط با دیگران فکرورفتارناشی ازآن شکل می گیرد ، واکنش نشان می دهد ومفتخربه فتخ کرات آسمانی می گردد، بشربرای ایجاد ارتباط با همنوعان خود ازوسائل مختلفی استفاده می نماید درآغازخلقت ازایما واشاره آتش ودود ، گرد وخاک ، صدای تبل ، پیک وبا پیدایش زبان فریاد وخط نیزاستفاده نموده است. بشر پس از اختراع خط به راحتی توانسته است به وسیله ی نوشتن اقدام به ارتباط وانتقال اطلاعات بنماید.
فلسفه ی نوشتن
آن چه سبب می شود که به جای استفاده ازانواع وسایل ارتباطات ازنوشته استفاده شود آثارو قدمت نوشته می باشد . خواسته، اطلاعات فکروآگاهی هرفرد که ازمغزوفکرتراوش کند سپس به وسیله ی قلم وکاغذ ترسیم شود می توان گفت تغییربیان به نوشته با هدف معین ومشخص، واین که بتوان ازنوشته به عنوان سند قابل دفاع ودرمراحل دیگردرزمان های مختلف استفاده شود بر سایرارتباطات ارجعیت دارد.
چگونه باید بنویسیم
زمانی که می خواهید شروع به نوشتن کنید به مواردی خاص دقت کنید ازجمله :
۱- هدف خود را ازنوشتن مشخص کنید، چرا می نویسید؟
۲- برای چه کسی می خواهید بنویسید؟ مخاطب خود را مشخص کنید!
۳- آیا می توانید به جای نوشتن برای برقراری ارتباط ازوسایل دیگراستفاده نمایید؟ ( تلفن ، ایمیل، فکس و…..)
۴- مزیت نوشتن را نسبت به سایرعوامل مشخص نمایید؟
۵- چه پیامی می خواهید بدهید؟
۶- منتظر چه جوابی هستید؟
۷- تا چه زمانی این نوشته دارای اهمیت است؟
دربسیاری مواقع شاهد این هستیم که نوشته ها یا نامه ها بدون جواب به بایگانی انتقال داده می شود حتی دربعضی ازمواقع پیرامون یک موضوع چندین بارمکاتبه می شود ولی پاسخی دریافت نمی شود که بعد ازپیگیری مشخص می شود نوشته دارای مشکلاتی بوده است. برای این که نامه یا نوشته درجریان ارتباط قرارگیرد ومنجربه پاسخ شود باید مواردی را درتنظیم نوشته رعایت کنید:
۱- موضوع ومتن نامه واضح ومشخص باشد . ۲- مبهم نباشد. ۳- دو پهلو نباشد. ۴- علائم نوشتار درتکمیل معنی کلمات استفاده شود. ۵- درتنظیم هرپاراگراف با پاراگراف بعدی یک سانتی مترفاصله رعایت وتنظیم شود. ۶- دریک نامه ونوشته نباید بیش ازیک موضوع نوشته شود ۷- کاغذ باید مناسب متن باشد. ۸- برای نوشتن نامه ها کاغذ نامه باید دارای سرلوحه ی مناسب باشد. ۹- نامه ها ونوشته های رسمی را با سرلوحه خاص ازنامه ونوشته ی شخصی جدا نمایید. ۱۰- سرلوحه ی هرنامه باید دارای نام خدا، تاریخ، وموضوع باشد.
۱۱- بهتراست تاریخ درسمت چپ نامه با رعایت ۲ سانتی مترازحاشیه نوشته شود دروسط کاغذ نام خدا ودرسمت راست با رعایت ۲/۵ سانتی مترازحاشیه موضوع نامه نوشته شود که درنامه های اداری معمولا کاغذ نامه دارای سرلوحه ی خاص می باشد
مانند از: به: موضوع:
به صورت عمودی با فاصله ی یک سانتی مترزیر هم نوشته وازحاشیه ی سمت راست با فاصله ی ۲/۵ سانتی متر.
۱۲- برای نوشتن موضوع چکیده ای ازمتن در سه کلمه درمقابل موضوع می نویسیم سپس مقدمه ی نامه را برای آماده سازی ذهن خواننده دریک سطردرارتباط با موضوع نوشته می شود معمولا مقدمه دروسط کاغذ با رعایت فاصله ی سمت راست وچپ به یک اندازه تنظیم ونوشته می شود . متن اصلی با فاصله ی یک سانتی متر عمودی بعد ازمقدمه حاشیه سمت راست ۲/۵ سانتی متر وحاشیه سمت چپ ۲سانت نوشته می شود ممکن است متن اصلی درچند پاراگراف مرتبط با هم یا یک پارا گراف تنظیم و نوشته می شود . در پایان هرجمله باید ازعلائم نوشتاری مناسب برای تکمیل معنی جمله استفاده شود . درپایان متن درصورت نیازپیشنهاد ، اختتامیه ونتیجه گیری نوشته می شود. پیشنهاد می شود درپایان متن با یک نقطه وممیزمتن بسته شود که کلمه یا جمله ازطرف دیگران به متن اضافه نشود، سپس یک سانتی مترازمتن به صورت عمودی پایین رفته نام ونام خانوادگی نوشته می شود. مکان امضاء یک سانتی مترپایین ترازنام ونام خانوادگی ترسیم می شود . چنان چه نامه اداری ومهردار است مکان عنوان پست فرد یک سانتی مترپایین ترازامضاء نوشته می شود، بهتراست مهراداره روی نام ونام خانوادگی وعنوان پست حک نشود. پیشنهاد می شود یک سانتی مترپایین ترازامضاء حک شود دلیل این امراین است که مشخصات پایین نامه سمت چپ کاملا واضح رویت شود .
آن چه سندیت نامه اداری را مشخص می نماید شماره ، امضاء ومهراداره است . آن چه درنامه شخصی هویت نامه را مشخص می کند تاریخ وامضاء نامه است.
چنان چه درسازمان و موسسات ازطرف رئیس تفویض اختیارشود فردی که مسئولیت ازطرف رئیس می گیرد ودارای امضاء باشد باید بعد ازنوشتن نام ونام خانوادگی ریئس سازمان وعنوان پستی یک سانتی مترپایین رفته ( به صورت عمودی)، نام ونام خانوادگی خود را نوشته وامضاء نمایید ودرمقابل عنوان پستی رئیس سازمان یا نام ونام خانوادگی وی کلمه ی ازطرف نوشته می شود. ازاین که درمقابل نام تفویض اختیارشونده کلمه ی ازطرف قید شود معنی نامه تغییر می کند ومشخص نیست چه کسی رئیس وچه کسی دارای حق امضاء است.
ازکاربرد کلمات خارجی درنوشتارجدا خود داری شود . همچنین تا آن جا که ممکن است از کلمات عربی استفاده نشود مگراین که معادل آن کلمه ( فارسی) نباشد. درپایان نامه سعی شود با
به نام خدا
تاریخ ………….
از: شماره ………..
به: پیوست ………..
موضوع :
مقد مه : ………………………………………….
پاراگراف اول…………………………………………………………
…………………………………………………………………….
پاراگراف دوم …………………………………….
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….
ازطرف
گیرنده رونوشت: نام ونام خانوادگی
۱- امضاء
۲- عنوان پست
۳- مهر
درصورتی که نامه دارای تفویض اختیارباشد کلمه ی ازطرف بدین صورت نوشته می شود ونام ونام خانوادگی فردی که اختیارامضاء دارد بعد ازعنوان پست نوشته می شود./
کلمات احترام آمیزنامه تمام شود اما ازچاپ لوسی کردن وسماجت درنامه خود داری شود.
نمونه یک نامه رسمی:
نمونه نامه شخصی
به نام خدا
تاریخ……………
موضوع : ………….
مقدمه: ………………………………………….
پاراگراف اول…………………………………………….
…………………………………………………………………
پاراگراف دوم……………………………………………..
………………………………………………………………..
نام ونام خانوادگی
رونوشت: امضاء
۱-
۲-
۳-
نتیجه: با توجه به اهمیت نوشته واین که یک نوشته ممکن است به صورت آرشیوحالت تاریخی به خود بگیرد ویا بخواهیم نامه یا نوشته درجریان کارقرارگیرد باید ازاصول نامه نگاری استفاده شود. نامه خوانا وخوش خط نوشته شود. موضوع کاملا مشخص باشد.
پیشنهاد: برای این که بتوان نوشته ی خود را پی گیری نمود تا به نتیجه ی مطلوب منتهی شود و نامه در جایگاه خود قرار گیرد نامه های شخصی را بعد ازثبت دردبیرخانه ی سازمان مربوط شماره ی آن را ازمسئول دبیر خانه خواسته تا درمواقع مورد نیاز با همان شماره اقدام به پی گیری نامه آسان شود.
پایان
