به حکم ماده 49 قانون ثبت اسناد واملاک مصوب 1310یکی ازوظایف دفاتر اسناد رسمی « تصدیق صحت امضا» است و مطابق ماده 20 قانون دفاتر مصوب 1354 دفتر گواهی امضاء ، دفتری است که منحصراً مخصوص تصدیق امضای ذیل نوشته های عادی است و نوشته تصدیق امضا شده با توجه به ماده 375 قانون آیین دادرسی مدنی مسلم الصدور شناخته می شود . وزارت دادگستری آیین نامه لازم را برای گواهی امضا تهیه و تصویب خواهد کرد .
همان گونه که در ماده 20 قانون یادشده مصرح است هر نوشته عادی قابل تصدیق صحت امضا است و هیچ گونه قید و بندی برای تصدیق صحت اسناد عادی منظور نشده است ولیکن از آنجا که وفق قسمت اخیر ماده مذکور اختیار تهیه و تصویب آیین نامه برای گواهی امضاء به وزارت دادگستری تفویض شده است ، مطابق ماده 12 آیین نامه مربوطه مصوب 17/10/1354 علاوه بر تکلیف دفاتر اسناد رسمی به نگهداری رونوشت یا فتوکپی سند گواهی شده محدودیت هایی نیز برای تصدیق صحت امضا ذیل اسناد عادی وضع گردیده است . از جمله آن که دفاتر اسناد رسمی مجاز به تصدیق صحت امضا نوشته های مالی نیستند و در تعریف نوشته های مالی نیز آمده است « ... مقصود از نوشته های مالی نوشته هایی است که در آن به طور منجز پرداخت وجه نقدی از طرف امضا کننده تعهد یا ضمانت شده باشد و یا آن که موضوع گواهی امضا شده عین یا منفعت مال غیرمنقول و یا سهام شرکت های ثبت شده باشد .»
قطع نظر از مغایرت یا عدم مغایرت ماده 12 آیین نامه استنادی با ماده 20 ق . د.ا.ر.ک. که در محل خود قابل بحث و بررسی است ، آنچه نگهداری رونوشت یا فتوکپی سند گواهی امضا شده توسط دفاتر اسناد رسمی را توجیه می کند ، همان محدودیت های مقرر در ماده 12 آیین نامه می باشد . به عبارت دیگر، یکی از ادله و یا شاید تنها دلیل اثباتی برای حسن نظارت بر اجرای ماده مذکور توسط دفاتر اسناد رسمی و عدم خروج آن ها از محدودیت های وضع شده ، نگهداری رونوشت یا فتوکپی سند گواهی امضا شده خواهد بود . فلذا با فرض عدم مغایرت ماده12آیین نامه با ماده 20 ق.د.ا.ر.ک.، تکلیف ایجاد شده نیز عقلاً ومنطقاً قابل دفاع به نظر می رسد . لیکن در رأی وحدت رویه مورد نقد در پاسخ به سؤال دفترخانه 727 تهران بدین شرح ( آیا نسخه کپی گواهی امضا شده که در بایگانی دفترخانه نگهداری می شود نیاز به مهر و امضای سردفتر دارد یا خیر ؟)آمده است ؛ « با توجه به ماده 12 آیین نامه دفاتر اسناد رسمی مصوب 1354 ، سندی که مورد گواهی امضا قرار می گیرد باید قبل از اخذ کپی مبادرت به امضا توسط سردفتر گردد » که بنا به دلایل ذیل رأی موصوف غیرقابل توجیه به نظر می رسد :
1- همان گونه که در سطور پیشین اشاره شد ، فلسفه وضع ماده 12 مورد نزاع نظارت بر حسن اجرای محدودیت های مقرردرآن است واین نظارت چه از طریق اخذ فتوکپی پس از امضای سردفتر یا قبل از امضا و یا حتی به حکم مقرر در ماده 12 تهیه رونوشت سند گواهی امضا شده قابل اعمال بوده و ایجاد تکلیفی فراتر از منظور تدوین کنندگان و تصویب کنندگان آیین نامه قابل دفاع به نظر نمی رسد .
2- اجرای رأی موصوف به منزله ترجیح کپی امضای سردفتر به اصل امضا، بی تردید بلامرجح است .
3- اجرای رأی موردنقد متضمن ایجاد مضیقه در تصدیق صحت امضای اسناد عادی است . زیرا گرچه قریب به اتفاق دفاتر اسناد رسمی برای کمک و تسهیل در امور ارباب رجوع ، دارای دستگاه کپی بوده و در عمل پس از تصدیق صحت امضا مبادرت به اخذ فتوکپی از آن می نمایند اما داشتن دستگاه کپی تکلیف قانونی نیست و درنتیجه اجرای رأی صادره موجد مشکلات عدیده برای دفاتر اسناد رسمی است . بدین معنا که برای حصول اطمینان از اخذ کپی از سند و نوشته گواهی امضا شده دفاتر اسناد رسمی لاجرم باید یا یکی از کارمندان خود را برای تهیه فتوکپی مأمور نمایند و یا این که به شیوه های دیگری برای حصول نتیجه متوسل گردند که در صورت اخیر نیز هیچ تضمینی برای اخذ کپی توسط متقاضی و ارائه آن به دفترخانه وجود ندارد .
در پایان تصویر دادنامه شماره 268 مورخ 7/12/86 صادره از دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران در خصوص موردعیناً درج می شود :
« در خصوص تخلف انتسابی به آقای ... سردفتر اسناد رسمی شماره .... به شرح کیفر خواست صادره از ناحیه دادستان محترم انتظامی سردفتران و دفتریاران مبنی بر اخذ کپی اسناد گواهی امضا شده و غیره این دادگاه به موضوع رسیدگی با توجه به محتویات پرونده ولایحه دفاعیه آقای سردفتر وقوع تخلفی را احراز نمی نماید . لذا برائت نامبرده را صادر و اعلام می دارد این رأی قطعی است .»
