در اجرای مقررات ماده 7 قانون جامع حد نگار ( کاداستر ) کشور مصوب 1393/11/29 و مواد 5 و 11 آئین نامه اجرایی این قانون مصوب 95/1/22 مبنی بر ایجاد دفاتر الکترونیک موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی، با توجه به ایجاد زیر ساخت و نرم‌افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه‌اندازی و بهره‌برداری از دفتر ثبت اسناد به صورت الکترونیک در کلیه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور، شیوه‌نامه بهره‌برداری از دفتر الکترونیک سردفتر به شرح زیر ابلاغ می گردد:

 

ماده 1- از تاریخ 1395/6/10 دفتر الکترونیک سردفتر در تمامی دفاتر اسناد رسمی مورد بهره‌برداری قرار می‌گیرد. از این تاریخ، ثبت تمامی اسناد رسمی و اقدامات تبعی مربوط به این اسناد، مطابق ماده 18 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران، صرفاً در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت سند جدید در دفاتر دست¬نویس، ممنوع است.

تبصره- ثبت خدمات تبعی مربوط به اسنادی که قبلاً در دفتر دست‌نویس به ثبت رسیده و سایر مواردی که درج آن در ستون ملاحظات دفتر ضروری است، منحصراً باید در دفتر الکترونیک سردفتر ثبت گردد. سردفتر مکلف است ابتدا اطلاعات سند دست‌نویس سابق را در دفتر الکترونیک سردفتر وارد و سپس نسبت به ثبت خدمات تبعی یا ملاحظات اقدام نماید.

 

ماده 2- سردفتر مکلف است قبل از بهره ¬برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آخرین سند ثبت‌شده در دفتر سردفتر را مسدود نموده و اطلاعات سند مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست¬نویس سردفتر، در "فرم بهره ¬برداری از دفتر الکترونیک" که در سامانه تعبیه‌شده، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود، صحت آن را تأیید نماید.

تبصره 1- چنانچه اسنادی قبلاً در دفتر تحریر شده لیکن به امضای اصحاب سند نرسیده است، سردفتر مکلف است قبل از بهره¬برداری از دفتر الکترونیک، ذیل آن¬ها را در دفتر دست¬نویس مسدود نموده و سند مورد تقاضای متعاقدین را مطابق مقررات جدید، در دفتر الکترونیک تنظیم و ثبت نماید. در این حالت استفاده از شماره مرجع پرداخت هزینه¬ سند قبلی، برای سند جدید بلامانع است.

تبصره 2- چنانچه پیش از آغاز بهره‌برداری از دفتر الکترونیک، تحریر سند در دفتر سردفتر انجام‌ و شناسه یکتای سند هم از طریق سامانه دریافت شده و اخذ امضاء در دفتر دست¬نویس نیز صورت گرفته باشد، سردفتر مکلف است حداکثر تا یک ماه پس از بهره ¬برداری از دفتر الکترونیک، تأیید نهایی این اسناد را در سامانه انجام دهد. رعایت مهلت قانونی پنج روز، در خصوص نهایی کردن اسنادی که مستلزم ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت هستند، الزامی است.

تبصره 3- سردفتران، دفتریاران و کارکنان دفاتر اسناد رسمی، مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست‌نویس بوده و هرگونه حذف، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور، مشمول مقررات مواد 62 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود.

تبصره 4- روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون‌ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان، با ایجاد گروه های بازرسی مشترک، بر اساس چک‌لیست تنظیم‌شده توسط معاونت امور اسناد، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست¬نویس و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره¬برداری از دفتر الکترونیک، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تأیید نمایند.

 

ماده 3- برای تنظیم اسناد در دفتر الکترونیک، سردفتر مکلف است پس از تنظیم سند در سامانه و اخذ شناسه یکتا، نسخه پشتیبان سند را از طریق سامانه چاپ و نسبت به اخذ امضای اصحاب سند و سایر اشخاصی که اخذ امضای آن¬ها در دفتر الزامی است، مطابق مقررات در نسخه مذکور اقدام نموده و این نسخه را پس از امضاء، به مُهر دفترخانه ممهور نماید.

تبصره- نسخه پشتیبان، مختص بایگانی در دفترخانه بوده و تحویل اصل یا تصویر آن به اصحاب سند ممنوع است.

 

ماده 4- سردفتر مکلف است در محل دفترخانه و هم زمان با اخذ امضای هر یک از اصحاب سند در نسخه پشتیبان، اثر انگشت سبابه دست راست آن¬ها را صرفاً از طریق امکانات سامانه، در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت نماید. چنانچه امکان اخذ اثر انگشت سبابه دست راست شخص فراهم نباشد، لازم است سردفتر با ذکر علت، اثر انگشت یکی دیگر از انگشتان دو دست شخص را به ترتیب درج‌شده در سامانه، در دفتر الکترونیک ثبت نماید.

تبصره 1- چنانچه امکان اخذ هیچ یک از آثار انگشت دو دست شخص فراهم نباشد، سردفتر مکلف است یکی از آثار انگشت پای شخص را به ترتیب درج‌شده در سامانه، ثبت نماید.

تبصره 2- چنانچه به هر علتی، اخذ هیچ یک از آثار انگشت دست و پای شخص امکان¬پذیر نباشد، باید اطلاعات فرد معتمدی که توسط شخص مذکور معرفی می¬گردد، در سامانه ثبت و اثر انگشت معتمد در دفتر الکترونیک اخذ و ثبت گردد.

تبصره 3- سردفتر مکلف است هر یک از آثار انگشت اخذ شده را رؤیت نموده و در صورت عدم شفافیت، مجدداً اثر انگشت اخذ نماید.

 

ماده 5- اخذ امضاء و اثر ا