شرکت‌هایی که به طور رسمی در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت می‌شوند، بایستی صاحبان حق امضای مجاز شرکت را نیز معین کنند. منظور از صاحبان حق امضا، شرکایی هستند که می‌تواند اسناد و اوراق شرکت را به طور رسمی و موثر امضا کنند.
پس از این مرحله، شرکا بایستی اقدام به طراحی مهر شرکت کنند و مهر مخصوصی برای شرکت خود بسازند.
دلیل این امر این است که زمانی مهر شرکت بر پای اوراق و اسناد زده شود، مسئولیت امضای سند مذکور بر عهده شرکت یعنی شخص حقوقی خواهد بود.
در حالی که اگر شرکت تجاری مهر خاصی نداشته باشد، هر شریکی که پای ارواق مرتبط با شرکت را امضا کند، خود به شخصه مسئولیت حقوقی خواهد داشت و نمی‌تواند به شخص حقوقی یعنی شرکت استناد کند.
به بیان دیگر، درج مهر شرکت در زیر اسناد و اوراق مرتبط با شرکت نشانگر این است که عمل حقوقی (امضای سند، قرارداد و…) برای شرکت (شخص حقوقی) انجام شده است و شریک (شخص حقیقی) مسئولیتی ندارد.
فراموش نشود که در طراحی مهر شرکت، شرکا بایستی دقت کافی داشته باشند تا نیاز به تغییر مهر شرکت نداشته باشند، چرا که تغییر مهر شرکت ممکن است فرآیندهای زمان‌بری را بر دوش شرکا بگذارد.
