هر کسی که قصد انتقال سند ملک به دیگری در دفتر اسناد به صورت رسمی را دارد باید این مدارک را داشته باشد:
اصل و کپی سند مالکیت
اصل و کپی بنچاق (برگه ای که پیوست و پیش نیاز سند است و در آن مشخصات فروشنده و خریدار، آدرس و تمام هزینه هایی که طرفین پرداخت کردند، در آن آورده می شود)
مدارک هویتی فروشنده و خریدار
اصل و کپی وکالتنامه
اصل و کپی مدرک پایان کار یا عدم خلافی شهرداری
صورت مجلس تفکیکی آپارتمان (در صورت لزوم)
گواهی انحصار وراثت (در مورد املاکی که به ارث رسیده است)
فرم مالیات برارث (در موارد لزوم)
وقتی فروشنده برای انتقال سند به دفترخانه می‌رود، دفترخانه وظیفه دارد از شهرداری، دارایی، بیمه (در املاک تجاری)، بخشداری (در املاک خارج از محدوده) در مورد بدهی داشتن ملک استعلام کند. به این کار اصطلاحا، مفاصاحساب گفته می شود.
همچنین دفتر اسناد بررسی می کند که سند در رهن یا گروی جای دیگری نباشد و یا اینکه در طرح های ساخت وساز شهرداری نباشد. به این دلیل که در این موارد اجازه معامله داده نمی‌شود.
چهار درصد قیمت ملک، مالیات انتقال ملک است که توسط اداره دارایی گرفته می شود. عوارض نوسازی نیز از هزینه های انتقال سند است که باید پرداخته شود. همچنین فروشنده باید هزینه ای برای پسماند، و کمک به آموزش وپرورش به شهرداری بپردازد.
