سند در لغت و به مفهموم اعم، به معنای «آنچه بدان اعتماد کنند» آمده است و به مفهوم اخص و بر اساس ماده 1284 قانون مدنی، «عبارت است از هر نوشته که در مقام دعوا یا دفاع قابل استناد باشد.»


بنابراین نوشته در صورتی سند شمرده می شود که بتواند در دادرسی، دلیل قرار گیرد.
اگرچه سند معمولا در اعمال حقوقی مانند عقود و ایقاعات از قبیل بیع، اجاره، نکاح، طلاق، فسخ و رجوع نوشته می شود اما ممکن است در اعمال مادی و وقایع حقوقی نیز نوشته شود؛ همان گونه که تولد و وفات در اسناد سجلی به وسیله ادارات ثبت احوال نوشته می شود.
در هر حال، علی القاعده «نوشته» را در صورتی می توان به مفهوم اصطلاحی، سند دانست که از جمله دارای امضا، اثرانگشت یا مهر شخصی باشد که سند به او نسبت داده می شود.
 
  انواع سند
اگرچه اسناد متنوع هستند و در نتیجه می توان آنها را از جهات گوناگون دسته بندی کرد اما ماده 1286 قانون مدنی، اسناد را به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم کرده است.


  اسناد رسمی
به موجب ماده 1287 قانون مدنی، «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مامورین رسمی، در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.»
بنابراین سند در صورتی رسمی شمرده می شود که دارای ارکانی باشد:
1- تنظیم به وسیله مامور رسمی.
2- رعایت حدود صلاحیت مامور در تنظیم سند.
3-  رعایت مقررات قانونی در تنظیم سند.

  انواع اسناد رسمی
اسناد رسمی را به چهار دسته تقسیم کرده اند:
1- اسناد قانونی مانند قانون ها و فرمان ها.
2- اسناد اداری مانند دستورهای صادره از ادارات لشکری و کشوری.
3- اسناد تنظیمی در دفاتر ثبت.
4- اسناد قضایی مانند احکام و قرارهای دادگاه ها و صورت مجلس ها.
البته اسناد رسمی به چهار دسته مزبور منحصر نمی شود، به عنوان مثال، پروانه وکالت و جواز کارشناسی نیز سند رسمی شمرده می شود، زیرا دارای ارکان مزبور است.


  اسناد عادی
به موجب ماده 1293 قانون مدنی، «هرگاه سند به وسیله یکی از مامورین رسمی تنظیم اسناد تهیه شده اما مامور، صلاحیت تنظیم آن سند را نداشته یا در تنظیم سند، ترتیبات مقرره قانونی را رعایت نکرده باشد، سند مزبور در صورتی که دارای امضا یا مهر طرف باشد، عادی است.»
در نتیجه حتی سندی که یکی از ارکان سند رسمی را نداشته باشد اما علی القاعده دارای امضا، مهر یا اثر انگشت طرف باشد، عادی است.



  امضا؛ رکن سند عادی
امضای منتسب الیه، رکن سند عادی است که زیر سند و معمولا در خود سند انجام می شود. در این مورد ماده 1304 قانون مدنی مقرر داشته است: «هرگاه امضای تعهدی در خود تعهدنامه نشده و در نوشته علی حده باشد، آن تعهدنامه علیه امضاکننده، دلیل است؛ در صورتی که در نوشته مصرح باشد که به کدام تعهد یا معامله مربوط است.»هرچند در بسیاری از مواد قانونی، کلمه امضا به معنی عام آن بیان شده و در واقع به معنی تنفیذ اراده حقوقی اشخاص به کار رفته، مع الوصف تفکیک نحوه ارائه و تبیین این اراده حقوقی به صورت امضا یا اثر انگشت ضروری است.امضا را در تعریفی جامع می توان این گونه تعریف کرد:


 امضا عبارت است از نوشتن اسم یا اسم خانوادگی یا هردو یا رسم علامت خاص که نشانه هویت صاحب علامت است در ذیل اوراق و اسناد (عادی یا رسمی) که متضمن وقوع معامله یا تعهد یا اقرار یا شهادت و مانند آنها است.در نتیجه از یک سو عدم تصریح «اثر انگشت» در مواد 1291 و 1293 قانون مدنی نباید نشان دهنده بی اعتباری آن شمرده شود؛ از سوی دیگر اگرچه ماده 1293 قانون مدنی، امضا را رکن سند عادی اعلام کرده اما قانونگذار در مواردی نوشته بدون امضا را نیز سند دانسته است. (ماده 14 قانون تجارت و ماده 1297 قانون مدنی) در غیر مواردی که قانون استثنا کرده،


 امضای منتسب الیه رکن سند عادی است. در نتیجه با لحاظ این استثنا هر نوشته قابل استنادی که هر یک از شرایط سند رسمی را نداشته اما دارای امضای منتسب الیه باشد، سند عادی شمرده می شود.هرگاه سند عادی نسخه های متعدد داشته باشد، هر یک از آنها در صورتی معتبر است که امضای اصل را داشته باشد. در حقیقت اصالت نسخه اصل با اصالت نسخه ای که دارای کپی امضای منتسب الیه است، ملازمه ندارد و در صورتی که اصالت آن مورد تعرض قرار گیرد، استنادکننده در اثبات اصالت آن می تواند با دشواری روبه رو شود.