در مورد بیان مطلب:
الف) به مقامات بالاتر: باستحضار می رساند.
ب) به مقامات مساوی: اعلام می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: ابلاغ می گردد.
در مورد تقاضای انجام کار یا دستور اجرای کار:
الف) به مقامات بالاتر: استدعا می شود مقرر فرمایند یا استدعا می شود اجازه فرمایند.
ب) به مقامات مساوی: خواهشمند است دستور فرمائید.
پ) به مقامات پائین تر: دستور دهید یا دستور داده می شود.
در مورد توجه و آگاهی:
الف) به مقامات بالاتر: برای استحضار به عرض می رسد.
ب) به مقامات مساوی: برای آگاهی اعلام می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: برای اطلاع ابلاغ می گردد.
در مورد رد یا قبول:
الف) به مقامات بالاتر: اقدام گردید یا اقدامی مقدور نیست.
ب) به مقامات مساوی: هماهنگی دارد یا هماهنگی ندارد.
پ) به مقامات پائین تر: تصویب می شود یا تصویب نمی شود.
در مورد پاسخ گوئی یا جواب دادن:
الف) به مقامات بالاتر: گزارش
ب) به مقامات مساوی: نامه.
پ) به مقامات پائین تر: دستور.
در مورد اشاره به پیوست ها:
الف) به مقامات بالاتر: تقدیم می گردد.
ب) به مقامات مساوی: ارسال می گردد.
پ) به مقامات پائین تر: ارسال می گردد
