رسیدگی و رفع اشتباهی که در صورت مجلس تفکیکی در صورتی که با ا نتقال رسمی ثبت دفتر املاک شود، با هیات نظارث ثبت استان است. اشتباه در تفکیک گاه به متن مستندات (سند مالکیت، صورت مجلس تفکیکی) ارتباط پیدا می کند؛ یعنی مستندات خود دارای اشتباهی بوده که با تبعیت از آن اشتباه تفکیک صورت گرفته است و گاه اشتباه از آنجا ناشی شده که مامور تفکیک دقت نمی کند که قطعات تفکیک مورد درخواست در محدوده سند مالکیت قراردارد یا نه و بر اثر این عدم توجه دقیق به حدود سند مالکیت و تطبیق آن با محل از روی سهل انگاری، تجاوز به املاک مجاور با اراضی عمومی صورت می گیرد یا در تعیین حدود و ابعاد یا مساحت بی دقتی و اشتباه می شود، در اینصورت اولاً اگر صورت مجلس تفکیکی که دارای اشتباه است، هنوز منجر به تنظیم سند معامله و یا صدور سند مالکیت نشده، باید با تنظیم صورت جلسه اصلاحی پیرو صورت مجلس قبلی تنظیم و اشتباه را اصلاح و به دفترخانه ارسال گردد، ثانیاً اگر تفکیک مقتضی اشتباه به تنظیم سند انتقال یا صدور سند مالکیت انجامیده باشد، به دستور بند شش ماده 25 قانوق ثبت باید موضوع به هیات نظارت گزارش شود.
در شهرهایی که دارای نقشه جامع می باشند، ثبت کننده ملک مکلف است در مورد هر تفکپک طبق نقشه ای که شهرداری براساس ضوابط جامع تفصیلی یا هادی تایید کرده باشد؛ اقدام به تفکیک نمایند و در مورد افراز، دادگاهها مکلف اند طبق نقشه تفکیکی شهرداری اگر حسب مورد به ثبت یا دادگاه ارسال نشود ثبت یا دادگاه نسبت به تفکیک یا افراز راساً اقدام خواهند نمود.
دادگاههای ادارات ثبت اسناد و املاک باید طیق نقشه تفکیکی که به تایید شهرداری محل رسیده باشد نسبت به افراز و تفکیک کلیه اراضی واقع در محدوده شهرها و حریم آن ها اقدام نمایند و شهرداریها مکلف اند بر اساس ضوابط طرح جامع تفصیلی یا هادی و دیگر ضوابط مربوط به شهرسازی نسبت به نقشه ارسالی از ناحیه دادگاه یا ثبت ظرف دو ماه اظهار نظر و نظریه کتبی را ضمن اعاده نقشه به مرجع ارسال کننده اعلام دارند، در غیر این صورت دادگاهها و ادارات ثبت نسبت به افراز و تفکیک راساً اقدام خواهند نمود.
