با وجود برخی شباهت ها بین حساب صندوق و تنخواه گردان در حسابداری تفاوت هایی نیز بین آنها به شرح زیر وجود دارد :
+وجه نزد صندوق ، در اختیار فردی است که مسئول خرید نمی باشد در حالیکه تنخواه در دسترس افرادی معمولا قرار می گیرد که مستقیما با فرآیند خرید در ارتباط هستند.
+ تنخواه معمولا برای پرداختهای جزیی و مستمر شرکتها می باشد حال آنکه صندوق عموما در شرکتهایی استفاده می شود که در عملیات جاری آنها دریافت و پرداخت وجه نقد نیاز می باشد مانند فروشگاه های زنجیره ای و سوپر مارکت ها.
+مبلغ تنخواه معمولا دارای سقف مشخصی می باشد که با توجه به هزینه ها و آیین نامه های داخلی شرکت تعیین می گردد ولی در حساب صندوق این محدودیت وجود ندارد.
+معمولا دریافت و به ویژه هر پرداخت صندوق با دریافت تاییدیه از مدیران انجام می شود در صورتی که پرداخت های تنخواه با توجه به آیین نامه تنخواه گردان شرکت انجام می شود و به ازای هر صورت تنخواه که شامل هزینه های متعددی می باشد یک بار تاییدیه دریافت می شود.
+تنخواه در طی مدت زمانی معین و یا اتمام وجه تسویه و یا شارژ می شود در حالیکه این مورد در خصوص صندوق انجام نمی شود.
+وجه موجود در دست تنخواه گردان طلب شرکت از آن شخص می باشد و در صورتی که در پایان سال دارای مانده باشد باید به حساب بانکی شرکت واریز شود و یا به صندوق عودت گردد. در حالیکه صندوق دارایی شرکت می باشد و در پایان سال در سرفصل نقد و بانک طبقه بندی می شود.
مفهوم تنخواه گردان
دراکثر شرکت ها و موسسات نیاز وافری به تهیه ی مواد مصرفی و کالاها و همچنین پرداخت هزینه ها ی جزئی وجود دارد و برای این پرداختها وجوهی پیش بینی شده است. به این وجوه تنخواه گردان یا تنخواه گفته میشود. در هر شرکت این وجوه به صورت نقد یا موجود در حساب بانکی دراختیار اشخاص خاصی قرار داده می شود.
مبلغ تنخواه گردان با هزینه های جزئی و پرداختهای شرکت متناسب است.
این حساب دارای ماهیتی بدهکار است. و ثبت ان از طریق بدهکار کردن حساب تنخواه گردان و بستانکار کردن وجه نقد یا بانک انجام میشود.
تنخواه دار کیست؟
در هر شرکت مبلغ تنخواه گردان در اختیار شخص یا اشخاص خاصی قرار میگیرد و پرداخت هزینه های جزئی شرکت از محل تنخواه بر عهده ان شخص میباشد. به این شخص تنخواه دار یا مسئول تنخواه میگویند. از تنخواه دار در همان ابتدای کار تضمین لازم دریافت میشود. این فرد میتواند رئیس حسابداری، حسابدار یا تدارکات باشد. تنخواه دار باید از هر گونه سوء استفاده از وجوه پرهیز کند چرا که این کار خلاف رفتار حرفه ای یک حسابدار میباشد.
هدف از ایجاد تنخواه گردان چیست ؟
- تسهیل و سرعت بخشیدن به فرایند پرداخت
در بعضی موارد پرداختها جنبه ی ضروری دارند یا گاهی دسترسی به امکانات بانکی امکان پذیر نیست. در این حالت برای پرداخت های غالب و عمده از تنخواه گردان استفاده میشود که موجب سهولت و تسریع در امر پرداخت میگردد.
- کاهش حجم عملیات پرداختهای نقد و بانک:
چنانچه پرداختهای دسته ی اول از طریق بانک ویا صندوق انجام شود، با توجه به تعداد پرداختها و طی مراحل پرداخت، این امر موجب کاهش سرعت در پرداخت و در نهایت باعث افزایش حجم عملیات حسابداری میشود. در چنین حالتی استفاده از تنخواه به جای بانک یا صندوق باعث کاهش حجم عملیات میگردد.
- افزایش میزان کنترل وجوه نقد :
با توجه به دو حالت قبل میتوان نتیجه گرفت که برای پرداختهای جزئی و هزینه ها استفاده از روش تنخواه باعث افزایش میزان کنترل وجه نقد میشود.
مسئول تنخواه براساس نیاز مدیریت و سیاستهای داخلی به طور معمول به دو حالت وظایف و مسولیتهای خود را انجام میدهد:
حالت الف: تنخواه دار هزینه ها و خرید های مربوط را خود انجام میدهد. در این حالت برای پرداختهای انجام شده برگ پرداخت خاصی وجود ندارد و فاکتور ها و اسناد هزینه یا خریدبرای تهیه ی صورت خلاصه های پرداختهای تنخواه گردان مورد استفاده قرار میگیرد.
حالت ب: تنخواه دار فقط پرداخت کننده میباشد و انجام دادن هزینه ویا خرید در محدوده مسئولیتهای تنخواه دار نمیباشد. در این حالت برای همه ی پرداختها برگ پرداخت صادر میشود و صورتخلاصه پرداختهای تنخواه بر این مبنا تهیه میگردد .مانند تنخواه گردان موجود در اداره حسابداری.
انواع تنخواه گردان
تنخواه گردان خزانه : ماده 24 قانون محاسبات عمومی
وجوهی که در ابتدای سال مالی برای انجام هزینه های لازم وضروری دستگاههای اجرایی کشور مورد نیاز است به وسیله ی بانک مرکزی از محل اعتبارات مصوب در اختیار خزانه داری کل قرار می گیرد که در پایان سال باید پرداخت شود.
تنخواه گردان استان : ماده 2۵ قانون محاسبات عمومی.
وجوهی که خزانه داری کل ازمحل تنخواه خزانه درابتد هر سال مالی به حساب خزانه ی معین استان پرداخت میکند. این مبالغ جهت نیازهای ضروری استان ها پرداخت میشود.
ماده 26 قانون محاسبات عمومی : تنخواه‌گردان حسابداری
وجوهی که به وسیله ی خزانه ی معین استان از محل تنخواه گردان استان برای پرداخت کردن هزینه های ضروری دستگاههای اجرایی استان به شکل غیر قطعی در وجه ذیحساب دستگاههای اجرایی پرداخت میشود.
تنخواه گردان پرداخت : ماده 2۷ قانون محاسبات عمومی
وجوهی است که از محل تنخواه حسابداری برای انجام هزینه های ضروری توسط ذیحساب دستگاه اجرایی در اختیار عامل ذیحساب یا کار پرداز قرار می گیرد و در پایان سال مالی باید مانده ی آن تصویه شود.
رسیدگی به اسناد تنخواه گردان
اسناد قابل پرداخت از طریق تنخواه طی مراحل زیر پرداخت میشود :
قبل از پرداخت:
در حالتی که تنخواه گردان خود انجام دهنده هزینه است. رسیدگی فقط به شکل اگاهی دادن به مسئول مالی از ماهیت پرداخت انجام میشود.
ودر حالتی که فقط پرداخت کننده باشد، رسیدگی های لازم برطبق ضوابطی که در امور مالی موجود است اعمال میگردد. سپس بعد از اینکه صحت انها تایید شد اقدام به پرداخت میشود.
بعد از پرداخت:
اسناد ی که از طریق تنخواه گردان پرداخت میشود به همراه صورت خلاصه مربوط، به امور مالی ارسال میشود. امور مالی برطبق ضوابطی که تعیین شده بررسی های لازم را انجام داده و بعد از تأیید اسناد، مراحل تأمین تنخواه گردان انجام میشود.
اسناد مربوطه
برگ پرداخت تنخواه
مجوز ایجاد تنخواه
فهرست صورت هزینه های تنخواه
دربرخی ازشرکتها حساب تنخواه درپایان دوره مالی ازطریق تسویه حساب با مسئول تنخواه درمقابل حساب بانک یاصندوق بسته می شود. گاهی نیز امکان دارد مانده تنخواه گردان از یک دوره به دوره بعدی انتقال یابد.
روشهای ثبت تنخواه گردان
در ایران برای ثبت تنخواه گردان از دو روش استفاده میشود که در ذیل به شرح انها میپردازیم :
روش تنخواه گردان ثابت
برطبق این روش در اولین پرداخت وجه به حساب تنخواه ثبت بدهی آن زده میشود و حساب تنخواه بدهکارمیگردد. در پایان دوره معین ثبت معکوس آن انجام می شود وبه همراه آن ثبت سند هزینه ها زده میشود.
در روش ثابت به این علت که مبلغ وجه برای مدت زمان خاصی نزد تنخواه گردان باقی میماند و پس از آن صورت هزینه ها ارسال میگردد و همچنین با توجه به آیین نامه تحریر دفاتر از نظر مالیاتی چندان مورد استفاده ی موسسات قرار نمیگیرد.
روش تنخواه گردان متغیر :
در روش متغیر بر خلاف روش ثابت به محض اینکه اسناد هزینه ارائه شد ثبت بستانکاری تنخواه زده میشود و برای هزینه های اتی ان شارژ مجدد صورت میگیرد.
