هرگاه طرز تنظیم اسناد و تطبیق مفاد آنها با قوانین اشکال یا اشتباهی پیش آید رفع اشکال و اشتباه و صدور دستور لازم با هیئت نظارت خواهد بود .
زمانیکه اموال منقول و غیر منقول و یا سند نکاحیه و سند طلاق در دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق تنظیم می شود در صورتیکه سردفتر محترم اسناد رسمی نسبت به تنظیم سند اقدام می نماید در صورتیکه اموال منقول و یا غیر منقول باشد طبق شرایط خاص که در ماده ۱۹۰قانون مدنی آمده است قصد طرفین هم باشد کافی خواهد بود و یا اینکه طرفین اهلیت داشته باشند .
در معامله طرفین حتما باید بالغ و عاقل و رشید باشند در صورتیکه طرفین بالغ یا عاقل یا رشید نباشند بواسطه عدم اهلیت معامله طرفین باطل است .
همچنین محجور نباشند و نیز موضوع معین که مورد معامله باشد و معامله ای را که انجام میدهند مشروعیت داشته باشند و زمانیکه سردفتر اسناد رسمی نسبت به تنظیم سند رسمی معامله در اجرای ماده ۱۹۰ و ۲۱۹ ق.م اقدام مینماید و همچنین در اجرای ماده ۶۵ قانون ثبت سردفتر لسناد رسمی ثبت دفتر نموده و به امضاء متعاملین میرساند در اجرای ماده ۷۰و ۷۲ و ۷۳ قانون ثبت برای طرفین و اشخاص ثالث  و قائم مقام آن لازم الاتباع خواهد بود .
وهمچنین دفاتر ازدواج و طلاق در زمان نکاح و طلاق در زمان تنظیم سند ازدواج و همچنین در زمان تنظیم سند طلاق بعد از حکم نهایی دادگاه که منجر به ثبت طلاق میگردد ممکن است سردفتر ، اسناد رسمی و یا ازدواج و طلاق در زمان تحریر سند در دفتر سردفتر اشتباه قلمی رخ دهد مثلا در اموال منقول در تنظیم سند اتومبیل نوع اتومبیل را اشتباه تحریر نماید و یا در اموال غیر منقول در زمان تنظیم مساحت آپارتمان یا قطعه زمین را به اشتباه تحریر نماید و یا اینکه در زمان تنظیم سند ازدواج و یا طلاق نام زوج و یا زوجه و یا هر موردی از موارد دیگر که در متن سند می بایستی تنظیم گردد به اشتباه تحریر نماید در اینصورت چنانچه واحد ثبتی و یا متعاملین و یا هریک از زوجین و یا سردفتر متوجه شود مراتب به اداره ثبت اسناد محل اعلام میگردد  سپس توسط اداره ثبت محل یا اداره کل ثبت استان جهت رسیدگی بازرسی را تعیین و به دفترخانه مربوط اعزام می نماید. پس از بازرسی توسط بازرس واظهار نظر سردفتر محترم مراتب از سوی بازرس محترم به اداره ثبت محل یا اداره کل ثبت ارسال و سپس توسط واحد ثبتی طی نامه ای به پیوست گزارش بازرس به اداره کل ثبت استان ارسال مینمایدسپس  توسط مسئول اداره کل ثبت استان به احدی از کارشناسان امور اسناد ارجاع میگردد و کارشناس امور اسناد  پس از بررسی در صورتیکه اشتباه حاصله موجب تضییع حق احدی از طرفین نگردد گزارش جامع جهت طرح در هیئت محترم نظارت در اجرای بند ۷ ماده ۲۵ قانون ثبت تهیه می نمایند و پس از رسیدگی هیئت محترم نظارت در اجرای ماده ۶ قانون ثبت اتخاذ رای می نماید.
 به استناد تبصره ۵ ماده ۲۵ قانون ثبت رای هیئت نظارت به اطلاع ذینفع بمدت بیست روز در تابلوی اعلانات ثبت محل الصاق و سپس به موقع اجرا گذاشنه میشود .
وصول شکایت از ناحیه ذینفع چنانچه قبل از اجرای رای باشد رای را موقوف مینماید و رسیدگی و تعیین تکلیف با شورایعالی ثبت خواهد بود هرگاه شورایعالی ثبت در تجدید رسیدگی رای هیئت نظارت را تاکید نماید عملیات اجرایی تعقیب میگردد.
( درصورت شکایت متضرر در اجرای ماده ۲۵ مکرر قانون ثبت در شورایعالی ثبت شعبه مربوط به اسناد رسیدگی مینماید) .