صورتمجلس تفکیکی با استفاده از گواهی پایان ساختمان توسط ثبت اسناد و املاک تهیه میشود. این صورتجلسه صرفا به تعریف حدود اربعه واحدهای مستقل و ذکر مساحت آنها و شماره گذاری آنها می پردازد بی آنکه به مالکیت خصوصی واحدها بپردازد. بدیهی است اگر کل ملک قبل از تفکیک متلق به یک فرد بوده کل قطعات نیز متلق به او خواهد بود و اگر ملک دارای چند مالک مشاعی بوده مثلا سه مالک هر یک با قدر السهم دو دانگ از ششدانگ . در اینصورت کل واحدها و قطعات تفکیک شده یک به یک با قدرالسهم دو دانگ متعلق هر سه مالک خواهد بود . هیچیک از مالکین واحد مستقل و ششدانگ نخواهند داشت مادامیکه سند تقسیم نامه در دفترخانه و به رضایت مالکین تنظیم شود. در این مرحله مالکین به نسبت قدرالسهم خود تعدادی از واحدها را بطور کامل و ششدانگ انتخاب مینمایند این انتخاب در سندی به نام تقسیم نامه ثبت میشود و به موجب همین تقسیم نامه ثبت اسناد خواهد توانست برای هرقطعه و یا واحد سند مالکیت صادر نماید. ملاحظه میگردد که صورتمجلس تفکیکی مقدمه برای تقسیم نامه است . برای اینکه ملک از وضعیت مشاعی و شراکت خارج گردد . اگر بعد از صورتمجلس تفکیکی تقسیم نامه تنظیم نشود کار اداره ثبت در تهیه صورتمجلس تفکیکی عبث و بیهوده بوده است. از آنجا که قانونگذار بر اساس اصل حکمت حکیم و دانا بوده و کار عبث قابل انتساب به او نیست . میتوان گفت که تنظیم سند تقسیم نامه حسب تقاضای هریک مالکین الزامی و اجباری است . اگر در نحوه تقسیم توافقی بین مالکین نباشد . دادرس کارشناس خواهد گمارد. این الزام و اجبار از مفاد مواد ۴۶ و ۴۷ قانون ثبت اسناد و املاک کشور استنباط میشود. بنابراین هر جا که شریکی بتواند خود را از مالکیت اشتراکی برهاند از حمایت قانونی برخوردار خواهد بود.