در ابتدا بهتر است بدانیم که دریافت این گواهی از اهمیت زیادی برخوردار است که ثبت احوال قوانین و تبصره‌های متفاوتی برای این موضوع در نظر گرفته‌ است. طبق ماده ۲۲ قانون ثبت احوال: “وفات هرکس اعم از ایرانی یا خارجی و همچنین ولادت طفلی که مرده به دنیا آمده یا بلافاصله پس از ولادت بمیرد باید به مامور یا نماینده ثبت احوال اعلام شود. وفات ایرانیان در خارج از کشور به ماموران کنسولی محل اقامت یا به نزدیکترین ماموران کنسولی ایران یا به سازمان ثبت احوال کشور اعلام می‌شود.

وفات ایرانیان و خارجیان ساکن کشور را ماموران و نمایندگان ثبت احوال، وفات ایرانیان در خارج از کشور را بر حسب محل اعلام، ماموران کنسولی ایران یا ماموران و یا نمایندگان ثبت احوال ثبت می‌کنند، وفات باید در سند ثبت وفات و همچنین در دفتر ثبت کل وقایع در صفحات مربوط به در گذشته و پدر و مادر او و شناسنامه متوفی ثبت و امضاء و مهر گردد.”