سند تعیین تکلیف – حل مشکلات اراضی و ساختمان ها از طریق تشکیل دبیرخانه و هیات حل اختلاف در اداره ثبت صورت می پذیرد. در موارد فوق، در هر حوزه ثبتی دبیرخانه ای تاسیس و هیأتی به نام هیأت حل اختلاف با حضور یک قاضی، رییس اداره ثبت و رییس اداره راه و شهرسازی تشکیل می شود. این هیأت با بررسی مدارک و انجام تحقیقات لازم، اقدام به صدور رای خواهند نمود. رای صادره می تواند منشاء صدور سند گردد.