قائم مقام تجاری از طریق انعقاد یک قرارداد میان رئیس تجارت‌خانه یا شرکت تجاری و شخص قائم مقام تعیین می‌شود. این قرارداد معوض است و نیاز به تعیین اجرت برای شخص قائم مقام دارد. همچین باید رضایت طرفین، اهلیت داشتن آنان، مشخص بودن موضوع قرارداد و مشروع بودن هدف یا جهت قرارداد وجود داشته باشد. در این قرارداد تمام شرایط لازم، محددیت‌های عمل شخص قائم مقام و حق‌الزحمه او مقرر می‌شود. نکته قابل توجه این است که لازم نیست همیشه قرارداد مکتوبی برای سمت قائم مقامی وجود داشته باشد. گاهی ممکن است از طریق یک قرارداد شفاهی یا از طریق شواهد و قراین، شخصی را قائم مقام محسوب کرد. بنابراین این سمت می‌تواند به صورت کتبی و به صورت عملی برای فردی قرار داده شود. همچنین نیازی نیست که نصب او در جایی ثبت و اعلان عمومی شود و این موضوع به اختیار طرفین است.