بنابراین هر شخص ذی‌حقی لازم نیست حتماً برای مطالبه حق خویش اقدام به اقامه دعوی کند زیرا ممکن است با درخواست شفاهی از کسی که باید این حق را ادا کند، به مقصود خویش نایل نشود اما در برخی موارد همچون اثبات مطالبه شفاهی، به نوعی مشکل است بنابراین با تنظیم اظهارنامه و ارسال آن برای مخاطب به طور رسمی اقدام به مطالبه حق خود می‌کند.
چگونگی تنظیم اظهارنامه
به گزارش روابط عمومی معاونت فرهنگی قوه قضاییه، امروزه با تحقق ثبت دعاوی از طریق سیستم‌های رایانه‌ای در مراکز استان‌های سراسر کشور، به سهولت می‌توان به یکی از دفاتر خدمات الکترونیکی مراجعه و نسبت به ثبت اظهارنامه اقدام کرد.
در سایر شهرها نیز از طریق مراجعه مستقیم به دادگستری این امر میسور است. لازم به ذکر است که چنانچه طرف دعوی بیشتر از یک نفر باشد به ازای هر نفر یک برگ اضافه می‌شود.
به علاوه هنگامی که به وسیله اظهارنامه مطالبی را به طور رسمی به طرف مقابل ارسال می‌کنیم، نوشته باید طوری باشد که بعدها قابل اثبات باشد.
همچنین وقتی می‌خواهیم چیزی را به کسی بدهیم و او حاضر نیست آن را بگیرد، از طریق ارسال اظهارنامه به او تسلیم می‌کنیم.
سایر کاربردهای اظهارنامه
در مواردی برخی افراد می‌خواهند با طرف مقابل خود، صلح و سازش کند که میتوانند با ارسال اظهارنامه مشکل ایجادشده بین خود را حل و فصل کنند.
گاهی اوقات کسانی که دلیلی جهت اقامه دعوی و احقاق حق خود ندارند، میتوانند با ارسال اظهارنامه و دریافت پاسخ طرف مقابل، در دادگاه به پاسخ ارایه‌شده از سوی طرف مقابل خود استناد کنند.
ارسال اظهارنامه اصولاً اختیاری است و اجباری در ارسال آن برای افراد وجود ندارد اما در موارد خاصی، اظهارنامه وفق قوانین و مقررات خاص، اجباری تلقی شده است.
شایان ذکر است که اظهارنامه برای بیان رسمی و محترمانه مطالبات است که امری بسیار مقبول و پسندیده تلقی می‌شود و چه‌بسا همین اظهار رسمی، بسیاری از مشکلات را حل کرده و از حضور افراد مختلف با شئون اجتماعی متفاوت در دادگاه‌ها جلوگیری کند و مانع از کثرت پرونده‌ها در دادگاه‌ها و اطاله دادرسی شود.
در نوشتن متن اظهارنامه باید مواظب بود تا مطالبی عنوان نشود که موجب سوءاستفاده طرف مقابل شود و او بتواند علیه نویسنده اظهارنامه از آن استفاده کند.
همچنین باید از به‌کاربردن کلمات تهدیدآمیز و غیرمحترمانه پرهیز شود و خلاصه اینکه جز در مواقع لازم از فرستادن اظهارنامه خودداری شود زیرا ممکن است ارسال اظهارنامه موجب هوشیاری طرف مقابل شود. مثلا اگر موضوع دعوی شما مطالبه وجه باشد و قصد داشته باشید با صدور قرار تامین خواسته، اموال طرف را توقیف کنید، او با وصول اظهارنامه این فرصت را پیدا می‌کند که اموال خود را از دسترس شما خارج کند.
توصیه می‌شود در پایان اظهارنامه به اظهارشونده و مخاطب گوشزد شود که در صورت عدم پاسخدهی لازم از طرف وی، اقدامات قانونی از جمله مراجعه به مراجع صلاحیتدار قضایی و در نتیجه مسئولیت پرداخت هزینه‌های دادرسی، حق‌الوکاله وکیل، عنداللزوم حق‌الزحمه کارشناسی و غیره نیز بر عهده وی خواهد بود.
موارد الزامی ارسال اظهارنامه
از جمله مواردی که ارسال اظهارنامه قبل از اقامه ی دعوی ضروری است، زمانی است که محلی به طور امانی به کارگر، سرایدار، خادم و به طور کلی به هر امین دیگری سپرده شود و اگر شخص مورد نظر از استرداد مال امانی امتناع کرد، باید ابتدا اظهارنامه‌ای تنظیم و به طرف مقابل اعلام شود که محل امانی را پس دهد.
در صورتی که شخص امانت‌دار پس از ۱۰ روز از زمان ابلاغ اظهارنامه، محل مزبور را بازپس ندهد، به عنوان متصرف عدوانی محسوب می‌شود و خواهان از مزایای دعوی که خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آیین دادرسی رسیدگی می‌شود، استفاده می‌کند.
به علاوه اگر موضوع دعوی، دین و از نوع وجه رایج باشد و با مطالبه داین و تمکن مدیون، امتناع از پرداخت کند، دادگاه با رعایت نرخ تورم متناسب با تغییر شاخص سالانه بانک مرکزی از زمان سررسید تا هنگام پرداخت، محاسبه و مورد حکم قرار خواهد داد، مگر اینکه به نحو دیگر مصالحه کنند. در این ارتباط، اگرچه مطالبه نباید لزوماً به‌وسیله اظهارنامه باشد اما دلیل محکمه‌پسندی جهت طرح دعواست.
از طرف دیگر، در فرضی که در قراردادی در هنگام موقع بروز اختلاف، امر مورد نظر به داور ارجاع شده اما طرفین، داور یا داوران خود را معرفی نکرده باشند و تعیین داور بر عهده دادگاه نیز سپرده نشده باشد، یکی از طرفین می‌تواند داور خود را معین کرده و با ارسال اظهارنامه رسمی، از طرف دیگر قرارداد درخواست تعیین داور کند. در این‌صورت طرف مقابل مکلف است ظرف ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ اظهارنامه اقدام کند. در غیر این صورت ذی‌نفع می‌تواند به دادگاه مراجعه کند.
بر اساس قانون تجارت، طلبکاران شخصی شرکای شرکت‌های تجاری حق ندارند طلب خود را از دارایی شرکت بخواهند اما میتوانند به منظور وصول طلب از سهم مدیون، انحلال شرکت را از دادگاه صالحه درخواست کنند؛ منوط به اینکه مراتب را حداقل ۶ ماه قبل از اقدام به وسیله اظهارنامه رسمی به اطلاع شرکت برسانند.
در این صورت مادام که حکم نهایی انحلال صادر نشده باشد شرکا میتوانند با پرداخت طلب خواهان تا حد دارایی مدیون، از انحلال آن جلوگیری کنند.
همچنین یکی از پیش‌نیازهای اعلام فسخ معاملات، ارسال اظهارنامه و اعلام اراده بر فسخ است که متعاقباً در صورت تشخیص ارکان فسخ توسط دادگاه صالحه فسخ اعلام شده و تنفیذ می‌شود.
در نهایت در صورتی که ملکی به اذن مالک در تصرف دیگری باشد، در صورتی که مالک با ارسال اظهارنامه از متصرف تقاضای تحویل ملک کند، در صورتی که از تاریخ ارسال، ظرف مهلت معین‌شده ملک را به مالک استرداد نکند، از تاریخ انقضای مهلت اعلامی در اظهارنامه متصرف غیرقانونی محسوب شده و می‌توان علیه متصرف دادخواست خلع ید تنظیم و نیز تقاضای اجرت‌المثل کرد.
مواد قانونی مربوط به اظهارنامه در قانون آیین دادرسی مدنی
بر اساس ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی، هر کس می‌تواند قبل از تقدیم دادخواست، حق خود را به وسیله اظهارنامه از دیگری مطالبه کند؛ مشروط به اینکه موعد مطالبه فرا رسیده باشد.
به طور کلی هرکس حق دارد اظهاراتی را که راجع به معاملات و تعهدات خود با دیگری است و بخواهد به طور رسمی به وی برساند، ضمن اظهارنامه به طرف ابلاغ کند. بر اساس تبصره این ماده، اداره ثبت اسناد و دفتر دادگاه‌ها میتوانند از ابلاغ اظهارنامه‌هایی که حاوی مطالب خلاف اخلاق و خارج از نزاکت باشد خودداری کنند.
همچنین در ماده ۱۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی آمده است که در صورتی که اظهارنامه مشعر به تسلیم چیز یا وجه یا مال یا سندی از طرف اظهارکننده به مخاطب باشد، باید آن چیز یا وجه یا مال یا سند هنگام تسلیم اظهارنامه به مرجع ابلاغ، تحت نظر و حفاظت آن مرجع قرار گیرد، مگر آنکه طرفین هنگام تعهد محل و ترتیب دیگری را تعیین کرده باشند.
پاسخ به اظهارنامه
یکی ار سؤالات مطروحه این است که آیا جواب دادن به اظهارنامه الزامی است یا خیر؟ که در این رابطه باید گوشزد کرد به جز موارد لازم و ضروری که به گوشه‌هایی از آنها فوقاً اشاره شد، هیچ‌گونه تکلیف قانونی برای پاسخ به اظهارنامه وجود ندارد.
