سند از جمله مهمترین ادله اثبات دعوی در امور مدنی محسوب می‌شود. ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در تعریف سند بیان می‌دارد؛ «سند عبارت است از هر نوشته‌ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل استناد باشد.» بنابراین طبق این تعریف، دو عنصر «نوشته بودن» و «قابل استناد بودن در مقام دعوی و دفاع» از ارکان متشکله سند محسوب می‌شود.
ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی سند را به دو دسته عادی و رسمی تقسیم می‌کند و حسب موضوع، این اسناد از اعتبار متفاوت برخوردارند. طبق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأموران رسمی در حدود صلاحیت آنها بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشند، رسمی است.»
بر اساس این ماده، سند رسمی توسط مامور رسمی در حدود صلاحیت در تنظیم سند و با رعایت مقررات قانونی تنظیم می‌شود که با حصول رعایت این ۳ شرط که از ارکان متشکله سند رسمی است، قانونگذار اعتبار خاصی برای آن قائل شده و انکار یا تردید را علیه آن مسموع ندانسته است و اصل صحت را بر آن لازم‌الاتباع می‌داند. مگر آنکه علیه آن ادعای جعل شود.
طبق ماده ۱۲۹۱ قانون مدنی، اسناد عادی در دو مورد اعتبار سند رسمی را دارند؛ ۱- طرفی که سند علیه او اقامه شده است، صدور آن از منتسب‌الیه را تصدیق کند. ۲- در محکمه ثابت شود که طرفی که سند را تکذیب کرده، در واقع مهر یا امضا کرده است.
تفاوت‌های اسناد رسمی وعادی
1- سند رسمی: طبق ماده ۷۰ قانون ثبت سندی که مطابق قانون به ثبت رسیده باشد، رسمی است و تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن معتبر خواهد بود؛ مگر آن که جعلیت آن ثابت شود. بنابراین تنها با اقامه دلیل می‌توان علیه سند رسمی ادعای جعل کرد و انکار و تردید نسبت به آن پذیرفته نخواهد بود. ماده ۲۱۹ قانون آیین دادرسی مدنی می‌گوید؛ ادعای جعلیت نسبت به اسناد و مدارک ارائه‌شده باید برابر ماده ۲۱۷ این قانون با ذکر دلیل اقامه شود، مگر اینکه دلیل ادعای جعلیت بعد از موعد مقرر و قبل از صدور رای یافت شده باشد، در غیراین صورت دادگاه به آن ترتیب اثر نمی‌دهد.
همچنین بر اساس ماده ۲۱۷ قانون آیین دادرسی مدنی، اظهار تردید یا انکار نسبت به دلایل و اسناد ارائه‌شده حتی‌الامکان باید تا نخستین جلسه دادرسی به عمل آید و چنانچه در جلسه دادرسی منکر شود یا نسبت به صحت و سقم آن سکوت کند، حسب مورد آثار انکار و سکوت بر او مترتب خواهد شد. در مواردی که رای دادگاه بدون دفاع خوانده صادر می‌شود، خوانده ضمن واخواهی از آن، انکار یا تردید خود را به دادگاه اعلام می‌دارد. نسبت به مدارکی که در مرحله واخواهی مورد استناد واقع می‌شود، نیز اظهار تردید یا انکار باید تا نخستین جلسه دادرسی به عمل آید.
2- اسناد عادی: امضا مهمترین رکن سند عادی است، اسناد عادی هیچ یک از ارکان سند رسمی را ندارد و تنها رکن سند عادی امضای منتسب‌الیه است. بنابراین طرف می‌تواند در مقابل ارائه سند عادی سکوت کند یا اصالت آن را بپذیرد یا می‌تواند خط، امضا، مهر یا اثر انگشت منتسب به خود را انکار یا نسبت به آن تردید کند. (۲۱۶قانون آیین دادرسی مدنی)
اعتبار اسناد رسمی و عادی
مندرجات هر سند اعم از رسمی و عادی علیه اشخاصی که آن را امضا کرده‌اند و نیز قائم‌مقام قانونی آنها معتبر است و علی‌القاعده نمی‌توان آن را به اشخاص ثالث تحمیل کرد. اما به موجب ماده ۱۲۹۰ قانون مدنی اعتبار اسناد رسمی نسبت به اشخاص ثالث در صورتی است که قانون تصریح کرده باشد. بنابراین مفاد اسناد رسمی را چنانچه در قانون تصریح شده باشد، می‌توان به اشخاص ثالث تحمیل کرد مثل معاملات راجع به اموال غیر منقول (ماده ۷۲ قانون ثبت)مهمترین تفاوت اسناد عادی و رسمی قواعد حاکم بر تعرض‌پذیری است. بدین معنا که اولاً: تعرض‌پذیری اسناد عادی عام و فراگیر است و برای دفاع در مقابل اسناد عادی می‌توان از انواع تعرض اعم از جعل، انکار و تردید استفاده کرد. ثانیاً: تکرار تعرض به سند عادی امکان‌پذیر است.
رسیدگی به اصالت اسناد
دادگاه زمانی رسیدگی به اصالت سند را آغاز می‌کند که اولاً: نسبت به اصالت آن تعرض شده باشد. ثانیاً: این تعرض با عنوان متناسب قانونی (جعل، انکار و تردید) نسبت به سند و ثالثاً: در زمان مقرر قانونی به عمل آمده باشد. طبق مفاد مـواد ۲۱۷ و ۲۱۹ قانون آیین دادرسی مـدنی تعـرض به اسناد (اظهار تردید، انکار و جعل) حتی‌الامکان باید تا نخستین جلسه دادرسی به عمل آید.
رسیدگی به تعرض و اصالت سند مستلزم شرایط ذیل است:
۱- استنادکننده به آن بر استفاده از سند باقی باشد.
۲- استنادکننده اصل آن را در موعد مقرر در دادگاه حاضر یا به دفتر تسلیم کند.
۳- سند مورد تعارض موثر در دعوی باشد.
وقتی دادگاه شروع به رسیدگی نسبت به اصالت سند می‌کند، فرض به این است که دادگاه با جمع آمدن همه شرایط رسیدگی به اصالت را آغاز کرده است. به موجب ماده ۹۶ قانون آیین دادرسی مدنی خواهان باید اصل اسناد که رونوشت آن را ضمیمه دادخواست کرده است و خوانده نیز اصل و رونوشت اسنادی را که می‌خواهد به آن استناد کند، در جلسه دادرسی حاضر کند. در غیر این صورت، اگر سند عادی باشد و مورد انکار و تردید قرار گیرد، اگر خوانده باشد از عداد دلایل او خارج می‌شود و اگر خواهان باشد در صورتی که دادخواست مستند به دلیل دیگری نباشد دادخواست ابطال می‌شود. بنابراین ضمانت اجرای نیاوردن اصل سند عادی به دادگاه در جلسه خروج سند از عداد دلایل است و فرقی بین خواهان و خوانده وجود ندارد.
همچنین چنانچه سند رسمی باشد اگر نسبت به آن ادعای جعل شود طبق ماده ۲۲۰ قانون آیین دادرسی مدنی، ادعای جعلیت و دلایل آن به طرف مقابل ابلاغ می‌شود و چنانچه به استفاده از سند باقی باشد موظف است ظرف ۱۰ روز از تاریخ ابلاغ، اصل سند مورد ادعای جعل را به دفتر دادگاه تسلیم کند. چنانچه صاحب سند در موعد مقرر از تسلیم اصل سند به دادگاه خودداری کند سند از عداد دلایل او خارج خواهد شد.
چگونگی رسیدگی در جلسه دادرسی
به اصالت سند در جلسه دادرسی رسیدگی می‌شود. به همین دلیل خواهان و خوانده مکلف شده‌اند تا اصل مستندات خود را برای ملاحظه طرف مقابل و شروع رسیدگی ارائه کنند. ماده ۲۰۰ قانون آیین دادرسی مدنی نیز در این خصوص بیان می‌کند: رسیدگی به دلایل که صحت آن بین طرفین مورد اختلاف و موثر در تصمیم نهایی دادگاه باشد در جلسه دادرسی به عمل می‌آید؛ مگر در مواردی که قانون طریق دیگری تعیین کرده باشد. این بدان معنا است که نمی‌توان در دفتر کار‌شناسی یا محل دیگری از انکارکننده استکتاب کرد. البته رسیدگی در جلسه دادرسی علاوه بر محل جلسه لوازم دیگری دارد که از جمله مهمترین آنها ابلاغ زمان دادرسی به اصحاب دعوی و امکان حضور آنها است.
تصمیم دادگاه پس از رسیدگی به تعرض
در رویه قضایی دادگاه پس از رسیدگی به اصالت سند درصورتی که آن را اصل تشخیص دهد معمولاً قرار صحت و اصالت را صادر و طبق آن اقدام به صدور رای می‌کند و نیز حسب مورد هرگاه سند را مجهول تشخیص دهد یا اصالت آن را احراز نکنند با اعلام این مورد ادعای مستند به سند را محکوم به رد می‌کند. علی‌القاعده از تصمیم دادگاه مبنی بر اصالت یا صحت سند نمی‌توان عدول کرد اما چنانچه رای دادگاه قابل اعتراض باشد معترض می‌تواند تصمیم دادگاه درباره اصالت یا عدم اصالت سند را نیز حسب مورد با ارائه دلایل جدید مورد اعتراض قرار دهد.
تصمیم دادگاه در مرحله نخستین نسبت به اصالت یا عدم اصالت سند مانع رسیدگی دادگاه تجدید نظر نسبت به این امر نیست؛ بنابراین هرگاه دلیلی در پرونده وجود داشته باشد یا در مرحله تجدید نظر ارائه شود که به نظر دادگاه تجدید نظر تصمیم دادگاه بدوی را بی‌اعتبار کند، دادگاه می‌تواند تصمیم دیگری درباره اصالت سند بگیرد.
پس از رسیدگی به تعرض و ادعای جعل دادگاه مکلف به تعیین تکلیف سند است؛ بدین معنا که همچنان که ماده ۲۲۱ قانون آیین دادرسی مدنی نیز بیان می‌دارد؛ در خصوص ادعای جعل نسبت به اسناد دادگاه مکلف است که ضمن صدور حکم راجع به ماهیت دعوی، نسبت به سندی که ادعای جعل شده نیز تعیین تکلیف کرده، اگر آن را مجعول تشخیص ندهد دستور تحویل آن را به صاحب سند صادر کند و در صورتی که مجعول بداند تکلیف آنکه تمام سند از بین برده شود یا قسمت مجعول سند ابطال شود یا اینکه کلماتی محو و تغییر داده شود تعیین خواهد کرد. اجرای رای دادگاه در این خصوص منوط به قطعی شدن حکم دادگاه در ماهیت و قطعیت رای است.
