سوال: منظور از مامورین رسمی و حدود صلاحیت آنان در تعریف سند رسمی چیست؟

جواب: مامور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مامور شده است و لازم نیست که حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد مانند دفاتر اسناد رسمی، زیرا سردفتر کارمند دولت نیست، گرچه سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می‌شود ولی از آنجایی که سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است، سردفتر مامور رسمی به حساب می‌آید.

اما مقصود از صلاحیت آن است که مأمور هم ذاتاً و هم محلاً دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد همان طور که کارمند اداره ثبت احوال ذاتاً صلاحیت صدور گواهی طلاق و یا ازدواج را ندارد.

از طرفی ممکن است که مأمور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلا صلاحیت نداشته باشد برای مثال مأمور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه برداری و یا تحدید حدود املاک ورامین به او واگذار شده محلا صلاحیت نقشه برداری یا تحدید حدود از اراضی شهرستان کازرون را ندارد.

سوال: چنانچه سندی توسط ماموری که فاقد صلاحیت است صادر شود آیا نوشته دارای اعتبار است؟

جواب: برای این که نوشته‌ای رسمی محسوب شود سه شرط لازم است:

- سند توسط مأمور رسمی تنظیم اسناد تهیه شود.

- مأمور دارای صلاحیت تنظیم آن باشد.

- سند با رعایت مقررات قانون تنظیم شده باشد

هرگاه نوشته ای فاقد یکی از این سه شرط باشد آن نوشته در صورتی که دارای مهر یا امضای طرف باشد عادی محسوب می‌شود.

سوال: چه اسنادی عادی محسوب می‌شوند؟

جواب: نوشته هایی که افراد با یکدیگر برای تنظیم امور جاری شان تنظیم می‌کنند و نیز نوشته‌هایی که فاقد هریک از شرایط سه گانه مذکور دربالا باشند سند عادی به شمار می‌آیند.

سوال: آیا چک و سفته سند عادی به شمار می آیند یا رسمی و اصولاً نوشتن اسناد در سربرگ یا به صورت تایپی تأثیری در رسمی بودن آنها دارد؟

جواب: چک وسفته از جمله اسناد عادی اند زیرا تنظیم آنها توسط اشخاص صورت می‌گیرد که مامور رسمی نیستند و صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ های آرم دار مانند آنچه که توسط بنگاه ها، آژانس‌های املاک یا فروش اتومبیل صورت می‌گیرد موجب رسمی شدن یک سند نمی‌شود.

البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانون تنظیم شوند دارای مزایایی‌اند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند برای مثال دارنده چک می‌تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی‌کند و یک سند عادی به شمار می‌آید.

سوال: اسناد رسمی چه مزایایی دارند؟

جواب: اگر بخواهیم مزایا و حدود اعتبار اسناد رسمی را احصا کنیم عبارتند از:

-اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانونی شان مانند ورثه آنان معتبر است.

- تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد پس اگر آقایان «الف» و «ب» با سند رسمی، اتومبیلی را معامله کنند و سپس «الف» با سند عادی به تاریخ قبل یا بعد از آن با دیگری همان اتومبیل را معامله کند تاریخ سند رسمی نسبت به این شخص ثالث نیز معتبر است و نمی تواند صرفا به استناد سند عادی اتومبیل را از مالکیت آقای «ب» خارج کند.

- در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و صرفا می توان نسبت به آن ادعای جعل کرد زیرا اصل بر صحت و اصالت اسناد رسمی است، برای مثال اگر «الف» به استناد سند رسمی از آقای «ب» مطالبه وجه کند آقای «ب» نمی‌تواند بگوید که من چنین سندی را امضا نکردم و منتسب به من نیست و «الف» باد ثابت کند که سند را من امضا زدم بلکه فقط می‌تواند ادعای جعل کند که در این حالت مسلما بار اثبات این ادعا نیز با اوست و اگر نتواند جعلیت سند رسمی را به اثبات برساند اصل بر اصالت سند رسمی است و به پرداخت وجه مندرج در سند محکوم خواهد شد مگر اینکه ثابت کند که سند به جهتی از جهات قانونی از اعتبار افتاده است برای مثال وجه آن را پرداخته است.

سوال: اگر مستند ادعای خواهان سند عادی باشد طرف مقابل می تواند منکر آن شود؟

جواب: اصولاً اثبات اصالت سند عادی با کسی است که به آن استناد می‌کند و طرف مقابل به صرفاً اظهار انکار مسئولیتی بابت اثبات اصالت سند عادی ندارد. فرض کنیم «الف» به موجب یک سند عادی از آقای «ب» مطالبه مبلغی می‌کند «ب» می تواند با اظهار این مطلب که چنین سندی را امضاء نکرده از خود سلب مسوولیت کند و در این حالت آقای «الف» است که باید صحت و اصالت سند عادی را به اثبات برساند.