افراد زمانیکه می‌خواهند ملک یا زمینی را معامله کنند، لازم است در مورد ملک و مستغلات از اداره ثبت اسناد استعلام کرده و پس از آن اقدام به امضا قولنامه و تبادل وجه معامله کنند.
در موارد بسیاری اتفاق می‌افتد که ملک به علل قانونی در توقیف و یا رهن بوده و گاهی نیز فرد فروشنده اجازه معامله ندارد؛ لذا استعلام و تخصیص کد رهگیری مانع مراجعات قضایی خواهدشد.
بسمه تعالی
ریاست محترم اداره ثبت اسناد و املاک منطقه ………….
شهرستان ………
با سلام ،
احتراماً ، با توجه به اینکه وضعیت ثبتی پلاک ثبتی ………. فرعی …….. اصلی مفروز از ……….. واقع در بخش ……… شهرستان …….. جهت پرونده کلاسه ………. مطروحه در این دادگاه مورد نیاز است ، لذا مقتضی است وضعیت ثبتی و نام آخرین مالک ملک مذکور را جهت اطلاع این دادگاه ارسال فرمایید .
با تشکر
رییس / دادرسی شعبه …….. دادگاه عمومی
قانون ثبت در سال ۱۳۱۰ به تصویب رسید. در بخشی از این قانون مقرر شده بود که تمام املاک در کشور باید ثبت شده و برای تمامی اموال غیرمنقول سند رسمی صادر شود. همچنین همه اداره‌های دولتی و محاکم فقط دارندگان سند رسمی را به عنوان مالک خواهند شناخت. در صورتی که این آرزوی هشتاد ساله به حقیقت بپیوندد، از بسیاری از اختلاف‌ها، کلاهبرداری‌ها و سوءاستفاده‌ها جلوگیری خواهد شد. حتما شما هم تا به حال درباره زمین‌هایی که به چند نفر فروخته شده‌اند مطالبی را در نشریات خوانده‌اید این زمین‌ها معمولا آنهایی هستند که سند ندارند و مشکلاتی را برای مردم و البته قوه قضاییه ایجاد می‌کنند. پس تا سند ملکی را که می‌خواهید خریداری کنید، ندیده‌اید، پولی پرداخت نکنید.
