مرگ و میر یا به عبارتی فوت افراد از جمله مواردی است که برای تمام افراد جامعه اتفاق می‌افتد و آثاری از جمله لزوم تعیین تکلیف دارایی متوفی و میزان سهم‌الارث و حقوق وراث را به دنبال دارد.

پس از فوت متوفی، مراتب توسط اداره ثبت احوال ثبت شده و شناسنامه فرد فوت‌شده باطل و گواهی فوت صادر می‌شود.
 
ارایه اصل گواهی فوت و کپی برابر اصل‌شده آن به ضمیمه درخواست الزامی است.

سند وفات، سندی رسمی است که وفات هر فرد در آن ثبت و بر اساس آن گواهی فوت صادر می‌شود.
 
گواهی فوت نیز که همان خلاصه رونوشت وفات است، بر اساس مندرجات سند فوت تنظیم و تسلیم می‌شود.

در ماده ۲۲ قانون ثبت احوال کشور آمده است که وفات هر کس اعم از ایرانی یا خارجی و همچنین ولادت طفلی که مرده به دنیا آمده یا بلافاصله پس از ولادت بمیرد باید به مأمور یا نماینده ثبت احوال اعلام شود.مرگ ایرانیان در خارج از کشور به مأموران کنسولی محل اقامت یا نزدیکترین مأموران کنسولی ایران یا به سازمان ثبت احوال کشور اعلام می‌شود.

حال پرسشی مطرح می‌شود، مبنی بر اینکه چه کسانی می‌توانند نسبت به اعلام وفات و اخذ گواهی فوت اقدام کنند؟ در پاسخ باید گفت که نزدیکترین خویشاوند متوفی یا هر شخصی که در موقع وفات حاضر بوده است با ارایه مدرک شناسایی؛ مأموران انتظامی، متصدی یا صاحب مکانی که وفات در آن رخ داده است؛ متصدیان گورستان‌ها؛ مقامات قضایی و نظامی و گروه‌های امدادی می‌توانند نسبت به اعلام وفات و اخذ گواهی فوت اقدام کنند.

برای ثبت وفات، شناسنامه متوفی و کارت شناسایی ملی (در صورت صدور کارت) و گواهی پزشک یا بیمارستان یا مسئولان گورستان یا معرفی و حضور دو نفر گواه با ارایه مدرک شناسایی در اداره ثبت احوال مورد مراجعه نیاز است.از جمله نکاتی که باید مورد توجه قرار گیرد، آن است که گواهی فوت به هر شخصی و به هر تعدادی که درخواست کند، تسلیم خواهد شد. در برابر دریافت گواهی فوت، وجهی طبق تعرفه جاری اخذ می‌شود

برای ثبت وفات و اخذ گواهی فوت، تمامی ادارات ثبت احوال سراسر کشور آمادگی دارند در ساعات و ایام اداری پاسخگوی مراجعان باشند و در صورت تکمیل بودن مدارک لازم، نسبت به ثبت وفات و صدور گواهی فوت در همان روز اقدام خواهد شد.

در صورت عدم تحویل شناسنامه متوفی، ارایه مدارکی که هویت وی را مشخص کند، الزامی است که در این صورت پس از طی مراحل اداری نسبت به ثبت وفات و صدور گواهی فوت اقدام خواهد شد.بهتر است واقعه وفات در ظرف مهلت مقرر یعنی ۱۰ روز به اداره ثبت احوال اعلام شود و صدور گواهی فوت در مراحل بعدی، مستلزم ارایه شناسنامه متوفی یا اعلام شماره و تاریخ ثبت وفات است.

صدور گواهی فوت مستلزم ثبت وفات است و با توجه به اهمیت موضوع لازم است قبل از امضای سند مربوطه از صحت مندرجات آن اطمینان حاصل شود.پس از وفات، گواهی فوت جایگزین شناسنامه متوفی خواهد بود که بنا به ضرورت و نیاز، این گواهی ارایه خواهد شد.