تعریف نامه اداری
نامهی ادارای نامهای با ساختار و ویژگی‌های خاصی است و
برای مکاتبات بین یا درون ادارات و سازمان‌ها نوشته می‌شود. پس نوشتن نامه
اداری با نوشتن یک نامه دوستانه متفاوت است. در یک نامهی اداری علاوه بر
رعایت نگارش و نحوه‌ی نوشتن استفاده از واژگان و لغات هم از اهمیت بالایی
برخوردار است. زیرا نگارش نامه باید به گونه‌ای باشد که از نامه برداشت
اشتباه نشود.
قسمت‌های تشکیل دهنده یک نامه اداری
سربرگ
مهم‌ترین بخش‌های سربرگ عبارت است از:
- تاریخ
- شماره‌ی نامه
- وضعیت پیوست
متن یا محتوا
محتوا باید شامل پنج قسمت باشد:
- ادب و احترام
- مقدمه‌ی نامه
- پیام اصلی
- نتیجه‌گیری
- سپاس‌گذاری
پابرگ نامه
پابرگ باید شامل سه قسمت باشد:
- نام فرستنده
- سمت سازمانی فرستنده
- امضا
نکات مهم در نوشتن نامه اداری
- قبل از نوشتن نامهی اصلی ابتدا آن را چرک نویس کنید و سپس در برگه‌ی اصلی پاک نویس کنید.
- نامه را با حواسی جمع بنویسید که غلط املایی نداشته باشید.
- از نشانه‌های قراردادی (ویرگول، نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
- نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود.
- از کلمات عامیانه و اصطلاحا کوچه بازاری و از گفتن جزئیات و واژگان اضافی پرهیز کنید.
- اگر متن نامه خیلی طولانی است، قبل از متن اصلی ابتدا یک خلاصه بیان کنید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
- نامه را با خطی خوانا و زیبا بنویسید. اگر نامه را تایپ می‌کنید از فونت‌های رایج و اندازه قلم مناسب استفاده کنید.
- اگر نامه دارای پیوست است حتما باید در ابتدای نامه ذکر شود.
- اگر نامه در پاسخ به نامهای دیگر است، حتما در ابتدای نگارش متن نامه ذکر کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است.
- و اگر نامه با توجه به نامهای دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نمایید.
نحوه‌ی خطاب قرار دادن رده‌های سازمانی در نامه
رعایت دقیق مرتبه‌های سازمانی در نوشتن نامه اداری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است و سمت‌های سازمانی باید به دقت در نامه آورده شوند.
- از لفظ به "استحضار می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های بالا دست استفاده می‌شود.
- از لفظ "به آگاهی می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های هم‌رده استفاده می‌شود.
- از لفظ "به اطلاع می‌رساند" معمولا برای خطاب قرار دادن افراد یا سازمان‌های زیر دست استفاده می‌شود.
و اما مراحل قدم به قدم برای نوشتن نامه اداری
۱. در ابتدا برای شروع به نوشتن نامه باید نام خدا و سپس تاریخ همان روز را بنویسید.۲. با کمی فاصله از سمت راست (کمی بیشتر از خط اول) نامه را با احترام به مخاطب نامه بنویسید. یک نامهی اداری برای تاثیر پذیری بیشتر باید در نهایت ادب و احترام نوشته شود.
به عنوان نمونه: جناب آقا/خانم ... مدیریت محترم سازمان ...
۳.مقدمه‌ای بنویسید که مخاطب را جذب کند و ذهن خواننده را برای مطلب اصلی آماده کند. نمی‌توان به یک باره وارد اصل مطلب شد، زیرا که باعث حیرانی و آشفتگی ذهن خواننده می‌شود.
به عنوان نمونه: به استحضار می‌رساند که با توجه به برگزاری "همایش بین المللی فرش و منسوجات" از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ مهرماه ۱۳۹۷ در سالن نمایشگاه‌های بین المللی ...
۴. سپس متن و پیکره‌ی اصلی را بنویسید.
مثلا در ادامه‌ی جمله‌ی بالا: به استحضار می‌رساند که با توجه به برگزاری "همایش بین المللی فرش و منسوجات" از تاریخ ۲۳ لغایت ۲۴ مهرماه ۱۳۹۷ در سالن نمایشگاه‌های بین المللی، خواهشمند است دستور فرمائید...
۵. پس از درخواست، انتها و پایان نامه را به گونه‌ای بنویسید که تشویق و ترغیب به انجام درخواست شما باشد.
به عنوان نمونه: با توجه به مطالب فوق انتظار می‌رود همکاران محترم در اجرای مفاد بخشنامه مذکور دقت لازم را داشته باشند.
۶. پس از اتمام نوشتن متن نامه اداری، یک خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید.
۷. اگر نیاز است که نامه برای بخش‌های دیگری نیز ارسال شود، در قسمت پاورقی نامه، قسمتی به نام رونوشت ایجاد کرده و نام تک تک بخش‌ها را یادداشت کنید.
