اصولا جرم اختلاس تحت شرایطی خاص تحقق می یابد و صرف داشتن قصد، مستوجب تعقیب کیفری نمی گردد. از جمله این شرایط می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مرتکب باید از کارکنان و کارمندان مؤسسات دولتی خواه رسمی، پیمانی یا قراردادی باشد. بنابراین، به کارمند شرکت خصوصی و یا فرد عادی که اموال دولتی را تصاحب کند مختلس گفته نمی‌شود.
- اختلاس نسبت به اموال دولت و یا اموال متعلق به اشخاص خصوصی که نزد دولت است صورت گیرد.
- اموال بر حسب وظیفه به مختلس سپرده شده باشند.
- مرتکب باید اموالی که در اختیار اوست، عالماً و عامداً تصاحب کند و به ملکیت خود یا دیگری درآورد. بنابراین، صرف استفاده غیرمجاز از اموال بدون قصد تملک، نمی‌تواند مشمول ماده ۵ قانون تشدید مجازات مرتکبین ارتشا، اختلاس و کلاهبرداری قرار گیرد.
- شخص باید به طور عمدی مرتکب این جرم شود. به عبارت دیگر، قصد آگاهانه کارمند و داشتن سوءنیت، برای تحقق جرم اختلاس لازم است. بنابراین، اگر کارمند بر اثر بی‌احتیاطی یا اشتباه در خصوص مبلغی که برحسب وظیفه به او سپرده شده است، با کسری مواجه شود، مستوجب جرم اختلاس نمی‌شود؛ زیرا اگر سوءنیت و قصد وجود نداشته باشد، شاید مستوجب مسئولیت مدنی شود.
- فرد باید اموالی را به نفع خود یا دیگری تصاحب کند.
- رفتار مرتکب جرم اختلاس موجب ضرر و زیان شده باشد، حال چه به صورت کلی باشد یا جزئی.
به علاوه، برای تحقق اختلاس اضرار دولت یا شخص حقیقی مالک و صاحب مال سپرده شده به کارمند شرط است، اما نفع بردن کارمند شرط نیست بلکه ممکن است فرد دیگری از عمل مجرمانه کارمند منتفع شود. بنابراین، هرگاه اتلاف اموال دولتی یا متعلق به اشخاصی که در ید امانی کارمند است بر اثر بی احتیاطی یا بی مبالاتی یا غفلت و سهل انگاری باشد، اختلاس محسوب نخواهد شد.
همچنین لازم به ذکر است موضوع جرم اختلاس شامل اموال غیرمنقول نشده و تنها مربوط به اموال منقول می باشد؛ البته اموال منقول موضوع اختلاس در مرحله نخست شامل کلیه اموال منقول متعلق به دولت و بیت‌المال از قبیل وجوه، مطالبات، حواله، سهام، اسناد و اوراق بهادار متعلق به هریک از سازمان ها و مؤسسات دولتی است و در مرحله بعدی، شامل کلیه اموال متعلق به اشخاص حقیقی است که به کارمندان و مستخدمان دولتی اعم از رسمی و غیر رسمی و مأموران به خدمات عمومی و سایر نهادهای انقلابی و شرکت‌های دولتی و مؤسساتی که به کمک مستمر دولت اداره می‌شوند، به مناسبت انجام وظیفه سپرده شده است.
