برابر ماده 4 آیین نامه اجرایی قانون، متقاضی صدور سند مالکیت باید ابتدا به درگاه الکترونیکی سازمان ثبت اسناد و املاک وارد شود. سپس فرم تقاضانامه الکترونیکی را تکمیل نماید. در ادامه مدارک و مستندات مورد نیاز را اسکن و وارد نماید. در ادامه، تصویر مدارک تصدیق شده و فایل نقشه را از طریق پست به دبیرخانه هیأت ارسال نماید.
متقاضی در صورت تمایل می تواند جهت تکمیل فرم تقاضانامه الکترونیکی و ارائه مدارک مورد نیاز به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه نماید. دفاتر مکلفند به نمایندگی از طرف متقاضی مطابق ضوابط آیین نامه پس از تکمیل فرم الکترونیکی تقاضا، نسبت به ارسال مدارک مورد نیاز به هیأت ها اقدام نمایند. دبیرخانه از طریق سامانه الکترونیکی با متقاضی در ارتباط بوده و موارد نقص در پرونده را به اطلاع وی خواهد رسانید.
در صورتی که صدور سند مالکیت به نحو مفروز ممکن نباشد، هیأت می تواند با درخواست متقاضی پس از تعیین مآخذ ششدانگ با رعایت سایر مقررات، رأی به صدور سند مالکیت مشاعی صادر نماید.
