اداره ثبت پس از بررسی مدارک ابرازی، وقتی را جهت بازدید و معاینه محل ملک تعیین میکند. همچنین به متعهدله اعلام می نماید در روز مقرر احراز، نمایندگان و نقشه برداران ثبت در معیت نماینده متعهدله، به محل وقوع ملک عزیمت کنند. در ادامه، پس از انجام تحقیقات و معاینه محل و احراز تصرفات مالکانه، صورت مجلس لازم و نقشه ملک را تهیه مینماید.
سپس صورت مجلس مذکور به امضای نماینده و نقشه بردار ثبت و مجاورین می رسد. در صورتی که ثبت ملک خالی از اشکال باشد متعاقب تکمیل اظهارنامه ثبتی، توسط نماینده متعهدله، عملیات مقدماتی ثبت ، ملک به نام و به نفع متعهدله آغاز می گردد.
