جلسات هیات نظارت، در اداره کل ثبت استان مربوطه تشکیل می گردد. این جلسات حداقل دو بار در هفته تشکیل می شود. جلسه در مرکز استان دایر می شود. تشکیل جلسات در شهرهای دیگر استان مجاز نخواهد بود.