از دیگر نکات مهم معاملات املاک به منظور آنکه نه خریدار و نه فروشنده دچار دعاوی حقوقی و ثبتی نشوند ، لازم هست که هر نوع تنظیم سند یا انتقال آن در دفتر اسناد رسمی و سامانه ثبت اسناد و املاک کشور صورت پذیرد.در معاملات املاک استیجاری اگر قولنامه توسط مشاورین املاک تنظیم میشود ، حتما بر دریافت کد رهگیری در زمان تنظیم قرارداد معاملات املاک تاکید شود.با توجه به اینکه قولنامه ها از نوع سند مالکیت عادی هستند ، تنظیم مواد مندرج درآن برای هر دو طرف قرارداد دارای حساسیت بیشتری نسبت به اسناد رسمی است.