در ابتدا، نامه را با نام خدا شروع کنید. بهتر است که از بسمه تعالی استفاده نمایید. بعد از این مورد باید نامه را برای کسی که نوشته اید، خطاب قرار دهید. ابتدا نام او و سمتش را بنویسید.
یک نمونه از فرمت نامه اداری در زیر به شما نشان داده می‌شود:
بسمه تعالی
جناب آقای ……/ سرکار خانم ……. مدیر محترم ……./ ریاست محترم …….
اگر شما نام شخص مورد نظر را نمی‌دانید، از نوشتن سمت او بعد از بسمه تعالی استفاده نمایید. در سطر بعد از عبارات با سلام و احترام، با سلام و احتراما به استحضار می‌رسانید، استفاده کنید. بعد از نوشتن یکی از موارد ذکر شده شروع نامه تمام می‌شود و به قسمت بدنه نامه می‌رسیم.
۲ بدنه نامه
در قسمت بدنه نامه باید درخواست خود را بدون جملات اعتراض آمیز بنوسیم که می‌تواند هر درخواستی باشد مانند استخدام یا وام. موضوع نامه در فرمت نامه اداری هیچ تاثیری نمی‌تواند داشته باشد. اگر درخواست ما احتیاج به توضیحات اضافی داشته باشد آنها را باید در سه یا چهار خط بنویسیم. توجه داشته باشید که درخواست خود را واضح بنویسید و از کمترین جملات استفاده نمایید.
نمونه یک بدنه درخواست وام:
اینجانب …… برای تاسیس یک واحد اداری جدید با پروانه کسب …… تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم.
خواهشمند است دستور بررسی پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام شود.
نوشتن این قسمت نامه خیلی مهم است. باید توجه داشته باشید از عبارات امری با دقت استفاده کنید و اگر از سمت یا واحد سازمانی درخواست دارید باید جملات ما حالت تقاضا داشته باشد تا خواننده نامه را بیشتر متقاعد کند.
نکته دیگر در نوشتن بدنه نامه این است که اگر متن شما طولانی است از کاغذ بزرگ‌تری استفاده شود که مسئول مربوطه بتواند در زیر متن شما نامه را پاراف کند و به زیر مجموعه‌های سازمان مرتبط با نامه ارجاع دهد. اگر از کاغذ کوچک‌تری استفاده می‌کنید در انتهای کاغد مقداری جای خالی برای پاراف کردن نامه قرار دهید. اگر در نامه چندین درخواست دارید بهتر است که آنها را در بندهای مختلف ذکر کنید و با شماره هر تقاضا را جدا کنید.
۳ انتها یک نامه اداری
در انتها درخواست شما در نامه به پایان دادن نامه می‌رسیم که در نامه‌های اداری معمولا شبیه به هم هستند. پس از متن نامه باید در اول سطر بعد تشکر‌های لازم را بنویسید که می‌توانید به طور مثال بنویسید با کمال تشکر و احترام، با سپاس از توجه حضرتعالی، نهایت تشکر و ….
برای اینکه شخص مورد خطاب نامه، بداند این نامه از طرف چه کسی برای او نوشته و ارسال شده است، شما باید در گوشه سمت چپ نامه، نام و نام خانوادگی خود را قید کنید و سپس در کنار آن امضا و اگر نیاز به اثر انگشت دارد اثر انگشت خود را درج نمایید و تاریخ نامه را در این قسمت بنویسید.
