اصولاً در سامانۀ سازمان ثبت اسناد و املاک اطلاعات سند ملک ثبت می شود. پس از ثبت نهایی این اطلاعات، یک کد ۱۸ رقمی به سند اختصاص می یابد و چون این کد در تمام کشور یکتا بوده و هرگز تکرار نمی شود به آن شناسه یکتا گویند.