تمام املاکی که معامله می‌شوند ممکن است دارای سند رسمی برای انتقال به خریدار نباشند. در این حالت یک متن در بنگاه‌های معاملات املاک تنظیم می‌شود و توافقات خریدار و فروشنده در آن قید می‌شود که به آن معامله قولنامه‌ای گفته می‌شود.دلایل مختلفی برای انتقال املاک به صورت قولنامه‌ای وجود دارد. برای مثال ممکن است یک واحد مسکونی در منطقه‌ی غیر مسکونی ساخته شود، یا آپارتمان ساخته شده دارای طبقه غیر مجاز باشد یا در پارکینگ آپارتمان یک واحد مسکونی ساخته شود یا آپارتمان ساخته شده باعث تعریض خیابان شود. به صورت کلی هر دلیلی که باعث شود مالک نتواند پایان کار یک ملک را از شهرداری دریافت کند باید ملک خود را به صورت قولنامه‌ای انتقال دهد.
از آنجایی که قولنامه در دفتر ثبت اسناد رسمی تنظیم و ثبت نمی‌شود اعتبار آن از سند شش دانگ یا تک برگ کمتر است و در خیلی مواقع قابل استناد نیست.
