در اینجا باید یادآور شد که اگر به جمعا چند شرط باهم فراهم بشود می توان گفت این سند یک سند رسمی است پس راه شناخت سند رسمی داشتن این شروط است:
1=سند توسط مامور رسمی تنظیم شود.
2=امور دارای صلاحیت تنظیم باشد.
3=آن بند با رعایت قانون نوشته شده باشد.
حال که سند رسمی را شناخت برای شناخت سند عادی اگر تنها و تنها یکی از شرایط فوق وجود نداشته باشد سند عادی است.
