یکی از مواردی که می بایست در مبایعه نامه و قولنامه رعایت شود ذکر تاریخ و ساعت حضور در دفترخانه به منظور انتقال رسمی سند مالکیت ملک است. این تاریخ از این حیث حائز اهمیت است که اولا می تواند مبنای شروع تخلفات هر یک از طرف های قرارداد باشد. ثانیا می توان بابت این تخلف مطالبه خسارت کرد. ثالثا پس از این تاریخ می توان طرح دعوی نمود. به همین منظور هنگامی که در دفترخانه حاضر شدید ولی طرف مقابل حضور نداشت می بایست از سردفتر تقاضای صدور گواهی عدم حضور طرف مقابل یا گواهی حضور خود را نمایید. یکی از مهم ترین اسناد در دعاوی ملکی همین گواهی است.