قرارداد قولنامه ای به قراردادی گفته می‌شود که سند رسمی ندارد. هنگامی که یک قرارداد قولنامه ای در دفاتر املاک دارای مجوز نوشته می‌شود، مشاور املاک موظف است اطلاعات مربوط به اجاره خانه قولنامه ای را در سایت ثبت معاملات املاک کشور یا همان سامانه ایران املاک ثبت کند؛ سامانه یک عدد 13 رقمی منحصر به فرد برای شناسایی و استعلام آن قرارداد صادر نموده که این عدد 13 رقمی، همان کد رهگیری املاک قولنامه ای می‌باشد.