قراردادی که تحت عنوان قولنامه در بنگاههای معاملاتی یا بیرون از آنجا تنظیم می شود، سندی عادی است و به همین دلیل طرفین (خریدار و فروشنده) باید نهایت دقت را در تنظیم آن داشته باشند تا بعدها دچار مشکل نشوند.
مال در وثیقه یا رهن و توقیف نباشد.
خریدار باید مشخصات مالی که قصد خرید آن را دارد، با آنچه در سند قید شده است، مطابقت دهد و روشن شود که مال در وثیقه یا رهن و یا در توقیف نباشد. استعلام از ثبت اسناد و استفاده از کد رهگیری در اینجا کارساز است.
اگر مورد معامله ملک است، خریدار بررسی کند که توابع، منضمات، ملحقات و مشاعات ملک به طور روشن در سند توصیف شده باشد (آب، برق، گاز، تلفن، پارکینگ، انباری و غیره). فروشنده باید به طور کلی مشخصات ملک را در قولنامه تصریح کند، به خصوص زمانی که این مشخصات مربوط به عیب و نقص مورد معامله است. همچنین باید مطمئن شود که ملک مذکور در تصرف مستاجر نباشد و اگر چنین بود، لازم است ترتیب، مهلت و ضمانت اجرای بیرون رفتن مستاجر قید شود. نکته قابل تامل دیگر توجه به این مسئله است که ملک مشکل ثبتی نداشته باشد.
احراز سمت فروشنده
اگر کسی که قولنامه را امضا می کند، خود مالک نیست، بلکه وکیل یا ولی یا قیم مالک است، خریدار باید دلایل احراز سمت آنها را بررسی کند و ببیند آیا وکیل در وکالتنامه خود حق فروش و گرفتن قیمت مال را دارد یا خیر؟ همچنین اگر امضاکننده ولی مالک است، خریدار باید مطمئن شود که در زمان امضای قولنامه توسط ولی، کودک بالغ نشده است.
در جایی نیز که امضاکننده قیم مالک است، باید روشن شود که آیا قیم به تنهایی حق فروش مال وی را دارد یا با دخالت مقام قضایی چنین حقی برای او در نظر گرفته شده است.
مشاهده گواهی انحصار وراثت و احراز هویت ها
اگر مورد معامله از طریق ارث به فروشنده رسیده است، خریدار باید گواهی انحصار وراثت را مشاهده کرده و فتوکپی برابر اصل آن نیز از فروشنده بگیرد و تسویه حساب مالیات بر ارث را نیز ملاحظه کند.
همچنین خریدار باید مطمئن شود که فروشنده ممنوع المعامله نباشد که در این حالت فروشنده قادر به انتقال رسمی ملک به خریدار نخواهد بود.
اگر فروشنده خیلی مسن یا مریض احوال و حرکات غیرعادی دارد، خریدار باید این احتمال را بدهد که او محجور است و برای اطمینان به اداره سرپرستی محجوران مراجعه و مطمئن شود که نام فروشنده در میان اسامی محجوران نباشد.
خودداری از پرداخت کل قیمت معامله
خریدار تا زمانی که مورد معامله را دریافت نکرده یا اینکه مورد معامله با سند رسمی به وی منتقل نشده است، از پرداخت کل قیمت مورد معامله خودداری کند، فروشنده نیز باید مورد معامله را قبل از دریافت تمام قیمت به خریدار تحویل ندهد. حتماً درخصوص پرداخت مابقی قیمت از طرف خریدار، زمان تعیین و این نکته ذکر شود که در صورت عدم پرداخت در تاریخ مقرر، فروشنده می‌تواند فسخ معاملع را اعلام کند و معامله را برهم بزند.
بررسی توان مالی خریدار
لازم است از توان مالی خریدار برای پرداخت قیمت معامله اطمینان حاصل شود و شروطی در قولنامه آورده شود که در صورت عدم پرداخت قیمت یا ناتوانی از پرداخت، برای فروشنده حق برهم زدن معامله وجود داشته باشد.
درج امضای همه مالکان
اگر مالکان متعدد بوده و یکی از آنها عهده دار مذاکره با خریدار باشد، حتماً باید ذیل قولنامه را همه مالکان امضا کنند، مگر اینکه به یک نفر وکالت در فروش بدهند که در این صورت وکیل از طرف همه مالکان قولنامه را امضا می کند.
الزام به تنظیم سند
اگر خریدار یا فروشنده از حضور در دفترخانه اسناد رسمی و انتقال سند مالکیت مورد معامله خودداری کنند، طرف دیگر می تواند الزام به تنظیم سند رسمی انتقال را از دادگاه درخواست و پس از قطعیت حکم، درخواست صدور اجرائیه کند. با خودداری طرف معامله از حضور در دفترخانه، نماینده اجرای احکام، سند انتقال را امضا خواهد کرد.
