۱کاغذ نامه
نوشتن نامه اداری نشان دهنده ادب و احترام ما نسبت به مخاطب نامه است. این احترام در تمامی قسمت‌های نامه باید رعایت شود. کاغذ نامه یکی از این موارد است که نباید به هیچ عنوان برای نوشتن نامه اداری و رسمی از کاغذهای متفرقه با اندازه ناقص، کاغذ دفتر و یا تاخورده استفاده شود. اندازه استاندارد نامه‌های اداری و رسمی A4 و A5 است. به طور معمول نامه‌های اداری در کاغذهای A5 نوشته می‌شود. اگر متن نامه زیاد باشد باید قسمتی برای پاراف کردن آن نامه در نظر گرفته شود که بهتر است از کاغذ A4 استفاده شود.
۲ نگارش صحیح
باید بدانید که یک نامه اداری باید بدون غلط املایی و مشکل نگارشی باشد. اگر در نامه غلط املایی وجود داشته باشد، اثر منفی بر خواننده نامه دارد و اگر می‌خواهید از کلمات غیر معمول استفاده کنید، املای صحیح آن واژه را از اینترنت پیدا کنید. برای نوشتن نامه اداری بهتر است از یک خودکار نرم، پر رنگ و با رنگ آبی یا مشکی استفاده شود.
۳ مناسبات دینی، مذهبی و ملی
زمان نوشتن نامه اگر همراه با مناسبت‌های ملی و دینی همراه باشد می‌توان بعد از مورد خطاب دادن شخص در اول نامه اشاره ای به مناسبت داشته باشید و تسلیت و یا تبریک خود را ابراز نمایید. مثلا اگر ایام ماه مبارک رمضان باشید، می‌توانید ذکر کنید: با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما.
۴تایپ نامه اداری
اگر از طرف یک سمت و یا یک سازمان و نهاد نامه اداری می‌نویسید، بهتر است که این نامه تایپ شود. به خاطر بسپارید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش نامه آن را در یک پاکت بگذارید و سمت مورد خطاب را در پشت آن ذکر نمایید.
۵ نامه اداری و دوستانه
نگارش نامه‌های اداری تفاوت‌های بسیاری با نامه‌های دوستانه دارد. باید در نگارش هر کدام دقت لازم را داشته باشید. از دستور زبان مخصوص به هر نامه باید استفاده شود.
۶نمونه یک نامه اداری
نگارش نامه‌های اداری دارای قوانین خاصی است که با دیگر شیوه‌های نگارش متفاوت است. در نگارش نامه اداری باید رعایت ادب و احترام در نظر گرفته شود و به اصل موضوع پرداخته شود.
