- سر لوحه
- عناوین گیرنده و فرستنده
- موضوع متن نامه
- مشخصات امضا کننده
- گیرندگان رونوشت
نامه‌های اداری باید در کاغذ‌های اداری که آرم آن سازمان یا اداره در آن چاپ شده است نوشته شود. در وزارت خانه‌ها و موسسات دولتی آرم جمهوری اسلامی ایران، نام وزارت خانه یا سازمان، شماره و تاریخ و پیوست در این برگه‌ها موجود است.
عنوان گیرنده نامه، منظور مخاطب مقام سازمانی است. عنوان گیرنده نامه با کلمه “به” مشخص می‌شود. عنوان فرستنده نامه منظور شخص یا واحد سازمانی است که نامه را نوشته است. عنوان فرستنده نامه با کلمه “از” مشخص می‌گردد.
منظور از موضوع نامه جملات و عبارتی است کوتاه که نشان دهنده محتوای نامه است. موضوع نامه با کلمه “موضوع” مشخص می‌شود که تلخیص موضوع نامه و ذکر آن در بالای نامه ضروری است که تعیین خلاصه مطالب در بالای نامه است. این امر سهولت و سرعت گردش مکاتبات را فراهم می‌کند. رعایت نکات نوشتن یک نامه اداری باعث می‌شود که جایگاه ما را در مقام کسی که نامه را نوشته بالاتر ببرد و به متن نامه ما توجه بیشتری شود.
در بعضی مواقع برای سریع‌تر انجام شدن کارها از یادداشت‌های اداری استفاده می‌شود. این یادداشت‌ها برخی از ویژگی‌های نامه اداری شامل نمی‌شوند ولی به دلیل اینکه برخی از این یادداشت‌ها به عنوان سند و مدرک استفاده می‌شوند، باید حتما به وسیله مقام مسئول امضا شود و برای انجام امور اداری و یا مالی در دفتر اندیکاتور ثبت شود.
