مکان تشکیل جلسات هیات نظارت

جلسات هیات نظارت، در اداره کل ثبت استان مربوطه تشکیل می گردد. این جلسات حداقل دو بار در هفته تشکیل می شود. جلسه در مرکز استان دایر می شود. تشکیل جلسات در شهرهای دیگر استان مجاز نخواهد بود.

ترتیب رسیدگی در هیئت نظارت

هیات نظارت بر رسیدگی به اشتباهات و اختلافات ثبتی که یک مرجع اداری است، با دریافت گزارش ثبت محل و یا شکایت ذی نفع وارد فرایند رسیدگی شکلی به موارد اشتباه و رفع نقص می شود.

ترکیب اعضاء هیات نظارت

.رئیس ثبت استان یا قائم مقام او

.دو نفر از قضات دادگاه تجدید نظر استان به انتخاب رئیس قوه قضائیه

.یک نفر عضو علی البدل از قضات دادگستری یا کارمندان مرکز استان با انتخاب رییس قوه قضائیه

اعتراض به عملیات اجرایی ثبت

فرض نمایید شخصی یک ملک را با مبایعه نامه عادی خریداری کرده باشد. ممکن است فروشنده ملک به یک شخص دیگر چکی داده و بدهکار او باشد و نتواند چک خود پاس کند. در این صورت دارنده چک به اداره ثبت مراجعه و اداره ثبت نیز ملک او را توقیف می کند. اما در چنین شرایطی گناه خریدار از همه جا بی خبر چیست؟

 

در این جا برابر قانون این اختیار به شخص مذکور یا همان خریدار ملک داده شده که به دادگاه مراجعه نماید. و در اعتراض به توقیف ملک که حالا برابر سند در دست مالک آن است ، خواستار توقیف عملیات اجرایی ثبت و ابطال اجرایی ثبت شود.

 

توضیح اینکه اگر سند خرید خانه در دفترخانه تنظیم شده و رسمی بود وی می توانست مستقیماً به اداره ثبت مراجعه و خواستار توقیف عملیات اجرایی گردد. اما چون وی با سند عادی ملک را خریداری نموده بنابراین می بایست به دادگاه مراجعه نماید.

اعتراض ثالث به عملیات اجرایی ثبت

ماجرای این دادخواست از آن جا آغاز می شود که گاهی اجرای عملیات اجرایی ثبت به ناحق موجب ایراد ضرر و زیان به یک شخص ثالث می گردد. بدین ترتیب منافع او به دلیل درگیری میان دو نفر دیگر، از میان می رود. از این رو قانون اجازه اعتراض ثالث را داده است. بدین ترتیب که شخص معترض ثالث با تنظیم دادخواست، توقیف عملیات اجرایی ثبت و ابطال اجراییه ثبت را از ثبت و یا دادگاه بخواهد.

سند لازم الاجرا و اسناد تعهدآور چیستند؟

سند لازم الجرا به سندی گفته می شود که دارنده آن و یا ذینفع می تواند بدون مراجعه به مراجع قضایی آن را از طریق مرجع تنظیم است اجرا نماید. به عنوان مثال اگر فردی چکی در اختیار دارد که اصطلاحاً پاس نمی شود می تواند به اداره ثبت مراجعه و توقیف اموال صادر کننده چک را خواستار شود.

ممکن است فردی در دفترخانه، سندی را تعهد نموده که طی آن مبلغی را به فرد دیگری پرداخت نماید. بنابراین سند تعهدآور که از طریق دفترخانه اسناد رسمی تنظیم شده ولی فرد متعهد از زیر بار تعهد خود شانه خالی کند، قابلیت اجرا دارد. در این صورت دارنده سند یا کسی که سند به نفع او تنظیم شده می تواند به دفترخانه مراجعه و پیگیر حقوق خود شود. دفترخانه نیز با ارجاع فرد به اداره ثبت، درخواست توقیف اموال فرد متعهد را خواهد نمود.

تبعیت مالکیت دولت پس از انتقال

پس از انتقال ملک ازقلم افتاده به خریدار، می بایست نسبت به تقاضای قبول ثبت املاک مذکور اقدام نمود. که ترتیبات لازمه در این خصوص همان است که در مورد انتقال املاک مجهول المالک ذکر گردید.

ثبت املاک از قلم افتاده الزام قانونی ندارد

بنابراین ثبت معاملات راجع به املاک ازقلم افتاده الزام قانونی ندارد. ولی حسب اقتضاء به انگیزه رعایت مصلحت دولت، بد نیست حتی الامکان سند رسمی صلح تنظیم شود. در صورتی که نوشته عادی تنظیم می شود پس از انجام معامله اقدام لازم در راستای تثبیت مالکیت دولت صورت گیرد.

ماده 88 قانون ثبت

با این همه ثبت رسمی معاملات راجع به املاک از قلم افتاده بر خلاف املاک مجهول المالک ثبتی در قانون پیش بینی شده است. در ماده 88 قانون ثبت می خوانیم : در مورد املاکی که مطابق این قانون به ثبت نرسیده دفاتر اسناد رسمی می توانند هر نوع معامله و تعهد و نقل و انتقال را راجع به عین غیر منقول یا منافع آن ثبت نمایند و این قبیل اسناد فقط نسبت به طرفین یا طرفی که تعهد کرده و قائم مقام قانونی آنها رسمیت خواهد داشت.

بی اعتبار بودن اماره تصرف در املاک جاری

در خصوص املاک جاری اماره تصرف بی اعتبار می باشد و سوابق ثبتی به عنوان سند رسمی دلیل بر مالکیت مستدعی ثبت می باشد. لذا معترض بر اصل ملک و یا حدود آن می بایست وفق مقررات در مهلت های اعلام شده دادخواست اعتراض تسلیم دادگستری نماید.

 

 بنابراین طبیعی است که قانونگذار در مورد ثبت اجباری معاملات راجع به این قبیل املاک حساسیت نشان دهد تا عملیات مقدماتی ثبت آنها به درستی تا مرحله صدور سند مالکیت و ثبت در دفتر املاک پیش برود.

تشریفات و نحوه نقل و انتقال املاک از قلم‌افتاده

به نظر می رسد ثبت معاملات راجع به املاک از قلم افتاده بر خلاف املاک به ثبت رسیده یا در جریان ثبت اجباری نمی باشد. لذا خریدار می تواند با تنظیم نوشته عادی با تصرف ملک ازقلم افتاده، آن را خریداری نماید.

 

زیرا املاک ازقلم افتاده بر خلاف املاک در جریان ثبت یا املاک به ثبت رسیده اساسا فاقد سابقه ثبتی است. لذا متصرف در صورتی که تصرفاتش به عنوان مالکیت باشد می تواند از اماره تصرف استفاده کرده و تقاضای ثبت نماید.

 

بنابراین از این لحاظ تنظیم سند رسمی یا عادی و یا تصرف به عنوان مالکیت (اماره تصرف) در ارتباط با اشخاص ثالث علی السویه است. زیرا متصرف و مالک از قلم افتاده بایستی و به استناد یکی از آنها تقاضای قبول ثبت نماید. و قبل از آن استشهاد نامه تنظیم و نماینده و نقشه بردار به محل ملک عزیمت و صورت مجلس احراز تصرف تنظیم نماید. بعد از آن آگهی های نوبتی و تحدیدی منتشر شود و مدت واخواهی آن ها بلامعارض سپری گردد.

رویه ادارات ثبتی در پاسخ به استعلام املاک ازقلم‌افتاده

استعلام ثبتی متعهدله در خصوص املاک ازقلم افتاده معمولا ادارات ثبت پس از انجام معاینه محل توسط نقشه بردار و نماینده ثبت چنین اعلام می دارند.

ملک مورد استعلام فاقد پلاک فرعی است و در دفتر توزیع اظهارنامه پلاک کوبی نگردیده و به نام اشخاص معرفی نشده است.

بازدید از ملک و تهیه صورتمجلس و نقشه ملک

اداره ثبت پس از بررسی مدارک ابرازی، وقتی را جهت بازدید و معاینه محل ملک تعیین میکند. همچنین به متعهدله اعلام می نماید در روز مقرر احراز، نمایندگان و نقشه برداران ثبت در معیت نماینده متعهدله، به محل وقوع ملک عزیمت کنند. در ادامه، پس از انجام تحقیقات و معاینه محل و احراز تصرفات مالکانه، صورت مجلس لازم و نقشه ملک را تهیه مینماید.

 

سپس صورت مجلس مذکور به امضای نماینده و نقشه بردار ثبت و مجاورین می رسد. در صورتی که ثبت ملک خالی از اشکال باشد متعاقب تکمیل اظهارنامه ثبتی، توسط نماینده متعهدله، عملیات مقدماتی ثبت ، ملک به نام و به نفع متعهدله آغاز می گردد.

املاک مجهول المالک ثبتی

قبل از آنکه وارد بحث تشریفات ثبتی املاک مجهول ‌المالک و از قلم‌افتاده شویم بهتر است ابتدا تعریفی از املاک مجهول المالک ثبتی ارائه دهیم.

 

با توجه به مواد 12 و 139 قانون ثبت و نیز ماده 51 آیین نامه اجرایی قانون ثبت املاک مجهول المالک به املاکی گفته میشود که در اجرای مقررات قانون ثبت به ثبت عمومی گذاشته شده و به رغم اینکه طبق ماده 11 قانون ثبت مقرر بوده در مهلت تعیین شده مالکین نسبت به درخواست ثبت ملک اقدام نمایند لیکن از ناحیه آنان در این خصوص اقدامی صورت نگرفته است.

 

بنابراین به رغم معنای لغوی آن (معنای مجهول المالک تعریف شده در قانون مدنی) در اینجا مالک، معلوم و سوابق ثبتی و مندرجات دفتر توزیع اظهارنامه نیز حکایت از مالکیت متصرفان به عنوان مالک دارد.

 

در صورتی که جریان ثبتی این قبیل املاک مورد استعلام قرار گیرد معمولاً ادارات ثبت چنین پاسخ خواهند گفت:

 

پلاک ………… فرعی از ………. اصلی واقع در مزرعه ……….. بخش ………… شهرستان ………….. در دفتر توزیع اظهارنامه به نام ……………… معرفی شده و تا کنون تقاضای ثبت آن به عمل نیامده است.

انواع املاک از نظر وضعیت ثبتی

از لحاظ وضعیت ثبتی میتوان در یک تقسیم بندی کلی املاک را به چهار گروه تقسیم کرد:

 

.املاک مجهول المالک

.املاک از قلم افتاده یا به ثبت نرسیده

.املاک جاری یا در جریان ثبت

.املاک دارای سند مالکیت یا به ثبت رسیده

ثبت ملک و اثر آن در اثبات مالکیت

برابر ماده 22 قانون ثبت «همینکه ملکی در دفتر املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده باشد و یا کسی که ملک مزبور به او منتقل گردیده و این انتقال نیز در دفتر املاک به ثبت رسیده و یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی ارثاً به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت».

ملاحظه این ماده از قانون نشان میدهد «ثبت ملک»، اثر خود را در جریان «اثبات مالکیت کسی که ملک به نام او ثبت شده است» نشان میدهد. و از سوی دیگر اثر منفی «ثبت ملک»، آثار خود را بر «سلب مالکیت اغیار»، «اعتبار نداشتن تصرفات اغیار»، «رای داور مخالف» و «عدم جریان مرور زمان» نشان میدهد.

وظیفه اداره ثبت در مورد اعتراض در مهلت قانونی

اگر اعتراض در مهلت قانونی به اداره ثبت تحویل شود به شرح زیر عمل خواهد شد:

 

.تسلیم رسید وصول اعتراض یا گواهینامه جریان دعوا در دادگاه با قید تاریخ به معترض.

.روی برگ اظهارنامه ملک، مهری با عبارت تقدیم اعتراض زده می شود. برای هر اعتراض یکم بار مهر زده می شود.

.خودداری از ادامه عملیات مقدماتی ثبتی تا تعیین تکلیف قطعی اعتراض در دادگاه. در صورتی که معترض دادخواست اعتراض را به دادگاه تقدیم کند.

مستند قانون در باره اعتراض به عملیات ثبتی

به موجب ماده 16 قانون ثبت اسناد و املاک، هر کس نسبت به ملک مورد ثبت اعتراض داشته باشد باید از تاریخ نشر اولین اعلان نوبتی تا نود روز اقامه دعوی نماید. اعتراضیه یا عرضحال مورد بحث به اداره یا دایره یا شعبه ثبتی که در ضمن اعلان نوبتی معین شده است تسلیم می شود. با دریافت اعتراض، در مقابل باید رسیده داده شود.

اجرای دستور افراز

پس از اینکه جواب نهایی به مالکان تحویل داده شود، اگر رضایت همگی جلب شده باشد، طبق دستور پیش می‌روند. در غیر این صورت، تعیین سهم هر مالک بر اساس قرعه تعیین خواهد شد.

پاسخ اداره ثبت به درخواست

کارشناس ثبتی، هنگامی که گزارش کارشناس بررسی کننده و توضیحات نقشه بردار را دریافت کرد، پاسخ نهایی را به درخواست افراز اعلام می‌کند. این درخواست به مالکان ارسال می‌شود و آنها نیز می‌توانند به این پاسخ اعتراض بزنند.