تعریف خود پلاک: عبارت است از قطعه فلزى است به شکل مستطیل که شماره ملک،با ذکر ناحیه ى مربوطه در ان حک شده و به در ملک نصب مى شود.
اقدام دیگر در اگهى مقدماتى
تحقیق از مطلعین،قبل از شروع به عملیات ثبت عمومى است. و یک اقدام منطقى نیز است که اختلافات و اشتباهات را تا حدود زیادى بر طرف میکند زیرا که به موجب مواد ۶ و ۷ ایین نامه قانون ثبت. مامور ثبت قبل از شروع به عملیات ثبت عمومى،بایستى از اهالى محل تحقیق کند و اسامى مالک یا مالکان هر ملک را مشخص و با مشخصات ملک در دفتر توزیع اظهارنامه درج نماید.
در مورد املاک مزروعى خرده مالک باید به وسیله جار زدن و غیره مالکین را مطلع و با اطلاع کدخدا و ریش سفیدان قریه را به بخشهاى معینى که حدود طبیعى از قبیل نهر ،جاده ،تپه و کوه داشته باشد.تقسیم و اسامى و سایر مشخصات مالک و ملک را در کتابچه با صورتمجلس نوشته به امضاء کدخدا و ریش سفیدان برساند و سپس در دفتر توزیع اظهارنامه( که قبلا توضیح داده شد.) وارد نماید و مراقبت کند که مندرجات دفتر و اظهارنامه و صورتمجلس کاملا مطابقت داشته باشد.
بعداز تحقیق و اطلاعاتى که بدست مى اید.مامور ثبت اقدام به توزیع اظهارنامه مى نماید.
*اظهارنامه: در مقررات جارى تعریفى از اظهارنامه نشده است.در این مورد تعریف اساتید را داریم:
=دکتر لنگرودى میفرمایند که: اظهارنامه ثبتى عبارت است از برگ رسمى ویژه اى که داراى فرم مخصوصى است و فصول مخصوصى دارد که به موجب ان ، متصرف بعنوان مالکیت و یا به عنوان وقفیت و یا به عنوان خالصه و یا به نمایندگى از طرف غیر،اقدام به درخواست ثبت ملک میکند.
استاد شهرى نیزتعریف زیرا ارائه میدهند:
اظهارنامه ثبتى فرم مخصوصى است که از طرف اداره ثبت به کسى که حق درخواست ثبت دارد( نماینده یا قاىم مقام او) داده مى شود تا تکمیل و اعاده ى ان درخواست ثبت نماید.
استاد تفکریان نیز اظهارنامه را اینگونه تعریف میکنند:
اظهارنامه فرمى است که سازمان ثبت به ابعاد کوچک یا بزرگ به اشکال مربع یا مربع مستطیل تهیه مى نماید تا به تناسب حجم مورد نظر از ان استفاده شود.
مندرجات اظهارنامه:
بر اساس مواد ۲١ و ۲۲ ایین نامه قانون ثبت،اظهارنامه ها به هر شکل و هر نوع،داراى نکات ذیل مى باشند که به صورت ستون هاى مخصوص باید تکمیل شود.
1-مشخصات متقاضى.
2-محل اقامت مستدعى ثبت.
3-تابعیت متقاضى ثبت.
4-مقدار،نوع ملک مورد تقاضا،محل وقوع ملک( حوزه ثبتى،بخش یا روستا و شماره پلاک اعم از اصلى و فرعى) ،حدود و اجزاء و متعلقات ان.
5-محل اقامت متقاضى ثبت.
6-بهاى ملک در تاریخ درخواست ثبت.( حق الثبت املاک و انتقالات براساس تقویم دولتى( قیمت منطقه اى) محاسبه مى شود.)
7-ادرس ملک
8-حقوق عینى که اشخاص در ملک دارند با تعیین صاحبان حقوق و به عکس حقوق عینى متقاضى ثبت در املاک مجاور.
9-ذکر مدارک مالکیت و تصرف متقاضى که اراىه نموده و ضمیمه پرونده شده است.
10-ملک مورد بیع شرط و غیره مى باشد یا خیر؟ درصورت این قبیل معاملات،شرح معامله و مشخصات و نشانى متعامل باید قید گردد.
حال پس از اظهارنامه به
دفتر توزیع اظهارنامه که قبلا به ان اشاره کمى شده بود میپردازیم.
*دفتر توزیع اظهارنامه: یکى از دفاتر ثبت اسناد و املاک که در ماده یک ایین نامه قانون ثبت املاک پیش بینى شده است.دفترى است بنام توزیع اظهارنامه که از راه تحقیقات مقدماتى نسبت به مالک متصرف املاک،اسامى انان در ان دفتر نوشته میشود.( ماده ۶ درباره دفتر است.)
اهمیت دفتر توزیع اظهارنامه:
*هنگام قبول تقاضاى ثبت باید مدارک و مستندات متقاضى را با دفتر توزیع اظهارنامه سنجید و حتى المقدور باید از کسى اظهارنامه پذیرفت که برابر دفتر توزیع اظهارنامه در تحقیقات مقدماتى،مالک شناخته شده است مگر اینکه مدارک و دلاىل صریح و روشنى نشان داده شود که این مدارک و دلاىل از نظر معنى و مدلول با مندرجات دفتر توزیع اظهارنامه فرق داشته باشد.( بعبارتى دلالت این مدارک و دلاىل ، قوى تر از انچه باشد که در دفتر توزیع اظهارنامه نوشته شده است.)
مثل انتقال ملک با سند عادى بین تحقیق از مطلعین و ثبت در دفتر توزیع اظهارنامه و تحویل اظهارنامه.
تحویل اظهارنامه به اداره ثبت
*ممکن است برابر مندرجات دفتر توزیع اظهارنامه از مالکى که در ان دفتر شناسایی شده است اظهارنامه بپذیرند لکن بعدا مدعى براى او پدید اید.و هر دو نفر نسبت به ان ملک خود را مالک بدانند بدون اینکه اثار مادى تصرف در ان ملک داشته باشند.و هریک از طرفین اختلاف به سود خود گواهانى به اداره ثبت صلاحیتدار معرفى کنند،در اینصورت که گواهان با هم تعارض دارند و نتیجه اى از گواهى انان بدست نمى اید.ریس ثبت باید در اینجا با توجه به دفتر توزیع اظهارنامه.شهود کسى را که مندرجات دفتر بسود اوست را ترجیح دهد..( بعبارتى دفتر توزیع اظهارنامه میتواند بعنوان مرجح دلیل ،در اختلافات ثبتى مورد استفاده قرار بگیرد.)
